Index

Belastingdienst

Handboek

Ondernemen

2017

Handboek voor de startende en kleine ondernemer over belastingen, bijdragen en premies

Waar krijgen ondernemers mee te maken? Welke eisen worden er gesteld aan de administratie? Hoe zit het met investeringen en met bedrijfsruimte? Wat te doen als er personeel in dienst komt? En vooral, welke gevolgen hebben deze kwesties voor de belastingen, bijdragen en premies? Vragen waar elke ondernemer antwoord op zoekt.

Picture

Inhoud

 

 

Introductie    

Voor wie is dit handboek bestemd?    

Wat vindt u in dit handboek?   

Meer informatie

9

9

9

10

1

Als u een eigen bedrijf begint    

11

1.1

Van start gaan    

13

1.2

Wanneer bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting?

14

1.3

Wanneer bent u ondernemer voor de btw?   

15

1.4

U neemt een onderneming over    

16

1.5

Welke rechtsvorm kiest u?    

16

1.5.1

Eenmanszaak    

17

1.5.2

Maatschap    

17

1.5.3

Vennootschap onder firma (vof )

17

1.5.4

Man-vrouwfirma    

17

1.5.5

Commanditaire vennootschap (cv)

18

1.5.6

Besloten vennootschap (bv)   

18

1.5.7

Stichting of vereniging    

18

1.6

Financiering van uw onderneming   

19

1.7

Verzekering voor ziektekosten

19

1.7.1

U bent ondernemer    

19

1.7.2

U bent freelancer   

19

1.7.3

U verricht werkzaamheden voor uw eigen bv    

20

1.7.4

U bent zelfstandige en hebt daarnaast een dienstbetrekking of uitkering

20

1.8

U steekt nu al tijd en geld in uw onderneming   

20

2

Aanmelden bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst   

21

2.1

Inschrijven bij de Kamer van Koophandel    

23

2.2

Als inschrijven in het Handelsregister niet mogelijk is   

23

2.3

Als u personeel in dienst neemt: melden bij de Belastingdienst    

24

2.4

Uw bedrijfsadres wijzigt    

24

3

Algemene spelregels    

25

3.1

Welke rechten hebt u bij de Belastingdienst?    

27

3.2

Wat gebeurt er als u bezoek krijgt van de Belastingdienst?   

28

4

Een administratie opzetten   

30

4.1

Waarom is een goede administratie belangrijk?

32

4.2

Wat hoort er allemaal bij uw administratie?   

33

4.3

Welke verplichtingen gelden voor de btw?    

34

4.4

Welke verplichtingen hebt u als werkgever?    

35

5

Kosten van uw onder neming, vrijstellingen, fiscale aftrekposten en verliesverrekening   

36

5.1

Soorten kosten    

38

5.1.1

Aftrekbare en niet-aftrekbare kosten    

38

5.1.2

Kosten die in 1 jaar aftrekbaar zijn tegenover kosten die over meerdere jaren gespreid aftrekbaar zijn

39

5.2

Kosten aftrekken: algemene aandachtspunten    

40

5.3

Fiscale reserves, de ondernemersaftrek en de mkb-winstvrijstelling

40

5.3.1

Fiscale reserves   

40

5.3.2

Ondernemersaftrek   

42

5.3.3

Mkb-winstvrijstelling    

44

5.3.4

Ondernemingsverliezen verrekenen    

44

 

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017

 

Inhoud | 2


 

5.4

Btw aftrekken als voorbelasting   

44

5.4.1

Welke voorwaarden gelden voor de aftrek van btw?

45

5.4.2

Wanneer kunt u geen btw aftrekken?    

46

6

Bedrijfsruimte   

47

6.1

U huurt een pand dat u helemaal voor uw onderneming gebruikt    

49

6.2

U hebt een huurwoning en u gebruikt een deel ervan voor uw onderneming   

49

6.3

Als het pand waarin de onderneming is gevestigd, uw eigendom is: privépand of ondernemingspand?    

50

6.3.1

Afschrijving bedrijfspand    

50

6.4

U hebt een pand in eigendom en u gebruikt het uitsluitend voor uw onderneming   

51

6.5

U hebt een pand in eigendom en u gebruikt het als woning en voor uw onderneming

52

6.6

Waarmee moet u rekening houden als u een pand koopt voor uw onderneming?   

52

6.6.1

Aankoopkosten meetellen bij waardering van de bedrijfsruimte    

52

6.6.2

Investeringsaftrek   

52

6.6.3

Btw bij aankoop van een bedrijfspand   

52

6.6.4

Kiezen voor belaste aankoop    

53

6.6.5

Verlegging van de btw   

53

6.6.6

Fiscale bewaarplicht    

53

6.6.7

Overdrachtsbelasting    

53

7

Investeren en inkopen   

54

7.1

Inkopen: wat is het en waarmee krijgt u te maken?

56

7.2

Investeren: wat is het en waarmee krijgt u te maken?   

56

7.2.1

Wat is afschrijven?    

57

7.2.2

Wat is investeringsaftrek?    

59

7.3

Voorraden houden: wat betekent dat voor uw onderneming?

62

7.3.1

Welke bijzondere regels zijn er voor waardering van de voorraad?   

62

7.4

Hoe trekt u de btw af die u hebt betaald?    

63

7.4.1

Welke btw is niet aftrekbaar als voorbelasting?   

63

8

Autokosten   

64

8.1

Uw autokosten    

66

8.2

Keuzemogelijkheden auto    

67

8.2.1

Keuzemogelijkheden voor de inkomstenbelasting

67

8.2.2

Keuzemogelijkheden voor de btw   

67

8.3

U rijdt in een auto van uw onderneming    

68

8.3.1

Uw eigen auto wordt een auto van uw onderneming   

68

8.3.2

U koopt een auto voor uw onderneming    

68

8.3.3

U leaset een auto voor uw onderneming    

68

8.3.4

U maakt gebruik van de auto van uw opdrachtgever

69

8.4

Privégebruik van een auto van uw onderneming   

69

8.4.1

Gevolgen voor de winstberekening    

69

8.4.2

Gevolgen voor de btw   

73

8.5

U rijdt in uw privéauto    

73

8.6

Uw werknemer rijdt in zijn eigen auto voor uw onderneming   

74

8.7

Uw werknemer rijdt in een auto van uw onderneming

74

8.8

Bestelauto of personenauto?    

75

8.9

Auto met buitenlands kenteken    

76

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   Inhoud | 3


 

9

Btw berekenen over uw omzet    

77

9.1

Wat is met btw belast?    

79

9.2

Over welke bedragen berekent u btw?   

79

9.3

Welk btw-tarief geldt voor uw producten en diensten?

79

9.4

Vrijstelling van btw   

80

9.5

De kleineondernemersregeling    

81

9.5.1

Ontheffing van administratieve verplichtingen   

82

9.6

Verricht u uw leveringen en diensten in Nederland?    

82

9.7

U gebruikt goederen uit uw onderneming voor privédoeleinden   

83

9.8

Op welk tijdstip moet u de verschuldigde btw aangeven?

83

9.9

Verleggingsregeling    

86

9.9.1

Verleggingsregeling voor aannemers en onderaannemers   

86

9.9.2

Verleggingsregeling voor leveringen en diensten door buitenlandse ondernemers   

86

9.9.3

Verleggingsregeling voor levering van afval en oude materialen    

86

9.9.4

Verleggingsregeling voor handel in mobiele telefoons, chips, spelcomputers, laptops en tablets    

87

9.10

Margeregeling voor handelaren in gebruikte goederen, kunst, antiek en voorwerpen voor verzamelingen

87

10

Hulp in uw onderneming    

88

10.1

Wanneer is iemand bij u in dienstbetrekking?   

90

10.2

Uw partner gaat meewerken

91

10.3

Uw kind gaat meewerken   

93

10.4

U gaat samenwerken met een andere ondernemer   

94

10.5

U besteedt werkzaamheden uit aan een andere onderneming   

94

10.6

U huurt uitzendkrachten in of u leent personeel in van een andere onderneming

94

10.7

U schakelt freelancers of zzp’ers in    

95

10.8

U hebt stagiairs in uw onderneming

95

10.9

U hebt dienstverleners aan huis    

95

10.10

Pseudo-werknemers (opting-in)    

96

10.11

Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derde   

96

11

Personeel in uw onderneming   

97

11.1

Loonheffingen: wat zijn dat?    

99

11.2

In welk geval krijgt u te maken met loonheffingen?   

100

11.3

Over welke beloningen betaalt u loonheffingen?

100

11.3.1

Loon in natura    

100

11.3.2

Aanspraken    

101

11.3.3

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen   

101

11.4

Loonkosten    

101

11.4.1

Afdrachtverminderingen voor bepaalde groepen werknemers   

102

11.4.2

Van welke andere stimuleringsmaatregelen kunt u profiteren?

102

11.5

Uw verplichtingen als werkgever    

103

11.5.1

Verplichtingen als u een werknemer in dienst neemt    

103

11.5.2

Aanleggen en onderhouden van een loonadministratie   

105

11.5.3

Betalen van loon    

105

11.6

Uw werknemer wordt ziek    

106

11.7

Einde van een dienstverband   

106

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   Inhoud | 4


 

12

Zakendoen met het buitenland   

107

12.1

U doet zaken binnen de EU    

109

12.2

U koopt goederen uit een ander EU-land: intracommunautaire verwerving   

109

12.3

U verkoopt goederen aan een afnemer in een ander EU-land: intracommunautaire levering

110

12.4

U doet zaken buiten de EU    

111

12.5

U voert goederen uit naar een land buiten de EU    

111

12.5.1

Welke gevolgen heeft het uitvoeren uit de EU voor uw btw-aangifte?   

111

12.5.2

Hoe doet u aangifte ten uitvoer?    

111

12.6

U voert goederen in vanuit een land buiten de EU   

111

12.6.1

Hoe doet u aangifte ten invoer?    

112

12.6.2

Belasting bij invoer    

112

12.6.3

Goederen gaan niet meteen naar de plaats van bestemming: opslag onder douaneverband    

112

12.7

Speciale regels voor dienstverlening   

113

12.7.1

Diensten aan een niet-ondernemer    

113

12.7.2

Diensten aan een ondernemer    

113

12.8

Werken in het buitenland: loonbelasting en sociale zekerheid

113

13

Aangifte doen, belasting, inkomensafhankelijke bijdrage Zvw en premies betalen

114

13.1

Aanmelden    

116

13.2

Aangifte doen    

116

13.2.1

Verschil aanslagbelasting en aangiftebelasting   

116

13.2.2

Digitaal aangifte doen    

116

13.2.3

Bijzonderheden bij de aangifte inkomsten- en vennootschapsbelasting   

117

13.2.4

Bijzonderheden bij de btw-aangifte   

118

13.2.5

Bijzonderheden bij de aangifte loonheffingen   

119

13.3

Aangiften aanvullen of wijzigen    

119

13.4

De aangifte is niet op tijd of onjuist   

120

13.5

Soorten belastingaanslagen    

121

13.5.1

Aanslagbelastingen: de Belastingdienst berekent de belasting en u betaalt de belastingaanslag   

121

13.5.2

Aangiftebelastingen: u berekent zelf hoeveel belasting u moet betalen

123

13.6

Bezwaar, beroep en verzoek    

123

13.6.1

Bezwaar, beroep en verzoek bij aangiften inkomsten- en vennootschapsbelasting

123

13.6.2

Bezwaar, beroep en verzoek bij btw-aangiften en loonheffingen   

123

13.6.3

Digitaal bezwaar en suppletie omzetbelasting   

124

13.6.4

Bezwaar of beroep: denk aan motivering en termijnen   

124

13.7

Belasting betalen of terugkrijgen    

124

13.7.1

Wanneer moet u uiterlijk belasting betalen?   

124

13.7.2

Hoe kunt u belasting betalen?    

124

13.7.3

Hoe krijgt u belasting terug?    

125

13.8

Belastingrente    

125

13.9

Als u uw belasting niet op tijd betaalt    

125

13.9.1

Wat gebeurt er als u uw belastingaanslag niet op tijd betaalt?    

125

13.9.2

Wat staat u te wachten als u uw belasting niet betaalt?   

126

13.9.3

Wilt u uitstel van betaling of een betalingsregeling?    

126

13.9.4

Kunt u als ondernemer kwijtschelding krijgen?    

126

13.10

Kunt u aansprakelijk worden gesteld voor belastingschulden van de onderneming?

127

13.10.1

Wat moet u doen als de rechtspersoon de belastingen, bijdragen en premies niet kan betalen?   

127

13.10.2

Hoe kan een bestuurder het risico van aansprakelijkstelling beperken?    

127

13.11

Als u aannemer bent: wie is aansprakelijk voor loonheffingen?    

127

13.11.1

Hoe kan een aannemer het risico van aansprakelijkstelling beperken?    

128

13.12

Als u inlener of doorlener van uitzendkrachten bent: wie is aansprakelijk voor loonheffingen en btw?   

128

13.12.1

Hoe kan een inlener of doorlener het risico van aansprakelijkstelling beperken?    

128

 

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017

 

Inhoud | 5


14   Uw onderneming overdragen    129

14.1   U verkoopt uw onderneming of een deel daarvan    131

14.2   U draagt uw onderneming over aan een medeondernemer of werknemer    131

14.3   Uw onderneming draagt activiteiten over     132

14.4   U gaat scheiden of uw partner overlijdt     132

14.5   Rechtsvorm of samenwerkingsverband van uw onderneming verandert    132

14.6   Waar krijgt u mee te maken?     133

15   Uw onderneming stopt     135

15.1   U gaat failliet     137

15.2   U komt te overlijden    138

Servicekatern   140

Veelgestelde vragen     142

Verklarende woordenlijst     144

Gebruikte afkortingen    149

Handige internetadressen en telefoonnummers   150

Brochures     152

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   Inhoud | 6


 
Picture
 

Terug naar inhoud

Introductie

 

Inhoud

Voor wie is dit handboek bestemd?
Wat vindt u in dit handboek?
Meer informatie

Terug naar inhoud


Terug naar inhoud

Introductie

Voor wie is dit handboek bestemd?

Dit handboek is bestemd voor iedereen die in Nederland een onderneming wil starten of al een onderneming drijft, en die daarbij zelf (deels) zijn administratie doet. Het handboek is vooral gericht op de zelfstandige ondernemer, maar ook als de onderneming een andere rechtsvorm heeft, kunt u veel nuttige informatie vinden.

Wat vindt u in dit handboek?

Als ondernemer krijgt u te maken met allerlei regelingen voor de belastingen en met sommige sociale verzekeringen. Wij maken u in dit handboek wegwijs in uw fiscale rechten en verplichtingen. De keuzes die u als ondernemer maakt, kunnen namelijk fiscale gevolgen hebben. Het gaat dan om keuzes zoals de rechtsvorm van uw onderneming en de financiering ervan.

In hoofdstuk 1 tot en met 4 vindt u algemene informatie die met name van belang is voor iedereen die een onderneming begint. Het gaat om praktische informatie: met welke organisaties krijgt of hebt u te maken, welke spelregels worden er gehanteerd, wat is het belang van een goede boekhouding of administratie?

De kosten die u maakt en de investeringen die u doet om omzet te maken en winst te behalen, komen in hoofdstuk 5 tot en met 9 aan de orde. Bij de berekening van de winst spelen zaken als bedrijfskosten, afschrijvingen en reserves een rol. Verder vindt u informatie over de omzet en wat daarbij komt kijken.

Hoofdstuk 10 is van belang als u zich door anderen laat helpen bij uw werk, maar nog geen werkgever wordt. Waarmee u rekening moet houden als u personeel in dienst neemt, vindt u in hoofdstuk 11. Als u van plan bent internationaal zaken te gaan doen, is hoofdstuk 12 van belang. Dat gaat over invoer en uitvoer en wat daarbij komt kijken. Ook vindt u in dit hoofdstuk informatie over sociale verzekeringen als u of uw werknemers werkzaamheden verrichten in het buitenland. In hoofdstuk 13 vindt u uitleg over de manier waarop u aangifte kunt doen, over de soorten aanslagen en over het betalen van aanslagen. Hoofdstuk 14 en 15 ten slotte wijzen u de weg als er ingrijpende veranderingen in uw onderneming plaatsvinden. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat er een mede-eigenaar of maat bij komt, of omdat u uw onderneming beëindigt.

Om het zoeken makkelijker te maken, publiceren wij het ‘Handboek Ondernemen’ als interactieve pdf. Als u in de inhoudsopgave voor in het handboek op een paragraaf of paginanummer klikt, springt u vanzelf naar die paragraaf of pagina. Om daarna weer naar de inhoudsopgave terug te gaan, klikt u rechtsboven op ‘Terug naar inhoud’. Elk hoofdstuk begint met een kleurenpagina waar u een korte samenvatting en de inhoudsopgave van het hoofdstuk vindt. Achter in het handboek vindt u het Servicekatern.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   Introductie | 9


Terug naar inhoud

Meer informatie

U vindt veel informatie op onze internetsite: belastingdienst.nl. Op de internetsite van de Douane: douane.nl vindt u naast fiscale informatie ook informatie over niet-fiscale taken van de Douane. Verder kunt u bellen met de BelastingTelefoon (0800 - 0543) of met de BelastingTelefoon Douane (0800 - 0143).

Brochures

Bij de Belastingdienst en de Douane zijn folders en brochures verkrijgbaar over allerlei onderwerpen die

voor ondernemers van belang zijn. U kunt deze downloaden van belastingdienst.nl.

Informatie van andere instanties

Er zijn nog meer instanties die informatie beschikbaar hebben voor (startende) ondernemers, bijvoorbeeld

de Kamers van Koophandel en veel belangenorganisaties voor het midden- en kleinbedrijf.

Gratis seminars voor startende ondernemers

Wij organiseren gratis seminars voor startende ondernemers onder de naam ‘Goede start met de Belastingdienst’. Tijdens deze seminars informeren wij u over zaken die op u afkomen bij het starten van uw onderneming. Meer informatie vindt u op ondernemersplein.nl. Daar kunt u zich ook aanmelden.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   Introductie | 10


Terug naar inhoud

1

Als u een eigen

bedrijf begint

Picture

Terug naar inhoud

Samenvatting

In dit hoofdstuk komt aan de orde aan welke voorwaarden u moet voldoen om door de Belastingdienst als ondernemer te worden aangemerkt. Voldoet u aan die voorwaarden, dan kunt u profiteren van speciale regelingen voor ondernemers.

Een onderneming wordt gedreven in een bepaalde rechtsvorm. Die bepaalt onder meer wie aansprakelijk is voor de schulden van de onderneming. Belangrijk is het onderscheid tussen een onderneming die door uzelf (eventueel samen met anderen) wordt gedreven, zoals een eenmanszaak of vennootschap onder firma, en een onderneming die wordt gedreven door een rechtspersoon, zoals een bv.

Ook als u al langer ondernemer bent, zult u in dit hoofdstuk belangrijke informatie vinden, bijvoorbeeld over de mogelijkheden voor een andere rechtsvorm voor uw onderneming.

Inhoud

1.1   Van start gaan

1.2      Wanneer bent u ondernemer voor de
inkomstenbelasting?

1.3   Wanneer bent u ondernemer voor de btw?

1.4   U neemt een onderneming over

1.5   Welke rechtsvorm kiest u?

1.5.1   Eenmanszaak

1.5.2   Maatschap

1.5.3   Vennootschap onder firma (vof )

1.5.4   Man-vrouwfirma

1.5.5   Commanditaire vennootschap (cv)

1.5.6   Besloten vennootschap (bv)

1.5.7   Stichting of vereniging

1.6   Financiering van uw onderneming

1.7   Verzekering voor ziektekosten

1.7.1   U bent ondernemer

1.7.2   U bent freelancer

1.7.3   U verricht werkzaamheden voor uw eigen bv

1.7.4      U bent zelfstandige en hebt daarnaast een dienstbetrekking of uitkering

1.8   U steekt nu al tijd en geld in uw onderneming


Terug naar inhoud

1 Als u een eigen

bedrijf begint

Als ondernemer krijgt u te maken met allerlei regelingen voor de belastingen en met sommige sociale verzekeringen. Dit hoofdstuk maakt u wegwijs in uw fiscale rechten en verplichtingen. De keuzes die u als ondernemer maakt, kunnen namelijk fiscale gevolgen hebben. Het gaat dan om keuzes zoals de rechtsvorm van uw onderneming en de financiering ervan.

1.1   Van start gaan

Voor u van start gaat, oriënteert u zich natuurlijk uitvoerig. U neemt in dit stadium ook al een aantal beslissingen, met gevolgen voor onder meer de belastingen en sociale verzekeringen. Voor ondernemers gelden andere regels als het gaat om belastingen en sociale verzekeringen. Voor startende ondernemers zijn er speciale startersregelingen.

Ondernemer voor inkomstenbelasting en btw

Wij stellen voor de inkomstenbelasting andere eisen aan ondernemers dan voor de btw (omzetbelasting).

Maar als u ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, bent u dat in het algemeen ook voor de btw. De criteria voor ondernemerschap vindt u in paragraaf 1.2 (inkomstenbelasting) en paragraaf 1.3 (btw).

Als u bijvoorbeeld een winkel of een schoonmaakbedrijf begint, zult u voor de inkomstenbelasting en de btw ondernemer zijn. Maar een administrateur die naast zijn fulltime dienstbetrekking af en toe voor eigen rekening boekhoudkundige adviezen geeft, is voor de inkomstenbelasting meestal geen ondernemer. Voor de btw kan hij wel ondernemer zijn voor deze bijverdiensten.

Ook als u freelancewerk verricht, moet u nagaan of u voldoet aan de criteria voor ondernemerschap.

Freelancers zijn vaak ondernemer voor de btw, maar het is mogelijk dat zij ook ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting.

U krijgt direct al administratieve verplichtingen

Als ondernemer krijgt u ook administratieve verplichtingen. U moet er bijvoorbeeld voor zorgen

dat uw boekhouding vanaf de start van uw onderneming voldoet aan bepaalde voorwaarden.

Let op!

Als ondernemer moet u ook gemeentelijke belastingen en andere heffingen betalen. In veel bedrijfstakken hebt u ook vergunningen nodig. Informatie daarover kunt u krijgen bij uw gemeente en uw provincie. Ook de Kamer van Koophandel kan u daarover informeren.

Als u start terwijl u een uitkering hebt

Misschien begint u een onderneming terwijl u een uitkering hebt. Houd er dan rekening mee dat uw ondernemerschap in veel gevallen gevolgen heeft voor uw uitkering: de uitkering kan worden verlaagd of ingetrokken. Als u een uitkering hebt, moet u aan de uitkeringsinstantie, bijvoorbeeld UWV of de gemeente, melden dat u een onderneming gaat starten. Als u een bijstandsuitkering ontvangt, kunt u onder bepaalde voorwaarden in aanmerking komen voor een starterskrediet of een bijdrage op grond van het Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz).

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   1 Als u een eigen bedrijf begint | 13


Terug naar inhoud

1.2   Wanneer bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting?

Niet iedereen die een bedrijf begint, is ondernemer voor de inkomstenbelasting. De wet en de rechtspraak stellen bepaalde eisen waaraan ondernemers moeten voldoen. Na uw aanmelding als ondernemer beoordelen wij aan de hand van uw omstandigheden of u aan die eisen voldoet. Uw aangifte inkomstenbelasting speelt bij die beoordeling soms ook een rol. Als u aan de eisen voldoet, bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting. U kunt dan gebruikmaken van een aantal speciale regelingen (zie hoofdstuk 5).

Wij letten bij de beoordeling op de volgende punten:

–   Maakt u winst? Zo ja, hoeveel?

Als u alleen een heel kleine winst hebt of structureel verlies lijdt, is het niet aannemelijk dat u winst

gaat maken. Er is dan geen sprake van een onderneming.

–   Hoe zelfstandig is uw onderneming?

Als anderen bepalen hoe u uw onderneming moet inrichten en hoe u uw werkzaamheden uitvoert,

ontbreekt de zelfstandigheid en is er meestal geen sprake van een onderneming.

–   Beschikt u over kapitaal?

Kapitaal is voor veel ondernemingen noodzakelijk. U moet investeren in bijvoorbeeld reclame, inhuur van mensen en verzekeringen. Voldoende kapitaal om een onderneming te starten en enige tijd draaiende te houden, wijst erop dat u mogelijk een onderneming hebt.

–   Hoeveel tijd steekt u in uw werkzaamheden?

Als u erg veel tijd aan een activiteit besteedt zonder dat dat rendement oplevert, is er meestal geen sprake van een onderneming. U moet daarentegen wel voldoende tijd aan uw werkzaamheden besteden om deze rendabel te maken.

–   Wie zijn uw opdrachtgevers?

U streeft ernaar meerdere opdrachtgevers te hebben, onder andere om betalings- en continuïteitsrisico’s te verminderen. Wanneer u meerdere opdrachtgevers hebt, neemt uw afhankelijkheid van 1 of enkele opdrachtgevers af en neemt uw zelfstandigheid toe.

–   Hoe maakt u uw onderneming bekend naar buiten?

U bent voor uw bestaan afhankelijk van opdrachtgevers. Om ondernemer te zijn, moet u zich voldoende

kenbaar maken, bijvoorbeeld door reclame, een internetsite, een uithangbord of eigen briefpapier.

–   Loopt u ‘ondernemersrisico’?

Bestaat er een kans dat uw opdrachtgevers niet betalen? Gebruikt u uw goede naam voor de uitoefening van uw werkzaamheden? Bent u afhankelijk van de vraag naar en het aanbod van uw producten en diensten? Loopt u ‘ondernemersrisico’, dan hebt u waarschijnlijk een onderneming.

–   Bent u aansprakelijk voor de schulden van uw onderneming?

Bent u aansprakelijk voor de schulden van uw onderneming, dan bent u waarschijnlijk ondernemer.

U verricht freelancewerkzaamheden

Als er geen sprake is van ondernemerschap of van een dienstbetrekking, maar u verricht wel werkzaamheden die rendabel zijn, hebt u resultaat uit overige werkzaamheden. U bent dan bij ons bekend als ‘resultaat-genieter’. Uw resultaat wordt berekend alsof u ondernemer bent. U kunt de kosten die u maakt voor deze werkzaamheden aftrekken. Kosten die zowel zakelijk als privé zijn, kunt u niet of beperkt aftrekken. Voor zaken als de aanschaf en het gebruik van een auto, het uitvoeren van werkzaamheden en de aanschaf en het gebruik van een pand, gelden dezelfde regels als voor ondernemers. U hebt geen recht op bepaalde faciliteiten, zoals de zelfstandigenaftrek of de investeringsaftrek. U hoeft geen administratie bij te houden van uw opbrengsten en kosten uit overige werkzaamheden. U bent wel verplicht gegevens over deze opbrengsten en kosten op aanvraag en bij controle te verstrekken. Het is dus belangrijk dat u deze gegevens bewaart. Onder deze gegevens vallen bijvoorbeeld (kassa)bonnen, facturen, kwitanties en rekeningoverzichten van uw bank. Ook een berekening van de afschrijving van een bedrijfsmiddel hoort hierbij. U kunt ook met uw opdrachtgever afspreken dat hij loonbelasting/premie volksverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) op uw loon inhoudt en betaalt. Dit heet opting-in (zie paragraaf 10.10).

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   1 Als u een eigen bedrijf begint | 14


Terug naar inhoud

Modelovereenkomsten en de wet DBA

De modelovereenkomsten vervangen de ‘Verklaring arbeidsrelatie’ (VAR), die in 2016 is afgeschaft. Meer informatie over het werken met modelovereenkomsten en de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) vindt u op belastingdienst.nl/dba.

1.3   Wanneer bent u ondernemer voor de btw?

Als u voor de inkomstenbelasting geen ondernemer bent, kunt u toch ondernemer zijn voor de btw. Voor de btw bent u ondernemer als u zelfstandig een bedrijf of een beroep uitoefent. Voor de btw maakt het niet uit in welke rechtsvorm u uw bedrijf of beroep uitoefent. Ook een stichting of vereniging kan ondernemer zijn voor de btw (zie paragraaf 1.5.7). Als wij u als ondernemer voor de btw registreren, ontvangt u een btw-nummer. Om te beoordelen of u ondernemer bent voor de btw, letten wij op de volgende zaken:

–   Oefent u zelfstandig een bedrijf of beroep uit? Om te beoordelen of u ondernemer bent voor de btw, is het niet van belang of u winst maakt. Ook een inschrijving bij de Kamer van Koophandel is niet doorslaggevend. U moet zelfstandig werkzaam zijn. Als u werkzaamheden in dienstbetrekking verricht, bent u daarvoor dus geen ondernemer.

–   Werkt u in dienstbetrekking en hebt u daarnaast andere werkzaamheden? Als u naast uw vaste baan nevenwerkzaamheden uitvoert, dan kan het zijn dat u voor die nevenwerkzaamheden ondernemer bent voor de btw. Mogelijk moet u over de vergoeding die u voor die nevenwerkzaamheden ontvangt, btw berekenen. Een stukadoor die naast zijn vaste baan regelmatig stucwerk doet, moet bijvoorbeeld over zijn bijverdiensten btw berekenen.

–   Exploiteert u een vermogensbestanddeel of een recht? Als u een vermogensbestanddeel of een recht exploiteert (u verhuurt bijvoorbeeld een pand of u ontvangt octrooirechten voor een uitvinding), dan kunt u ook ondernemer voor de btw zijn.

–   Hoe regelmatig werkt u als zelfstandige? Als u incidenteel of alleen in besloten kring uw werkzaamheden uitvoert, dan bent u in het algemeen voor de btw geen ondernemer. Als u bijvoorbeeld af en toe uw boot verhuurt aan vrienden of familieleden, bent u daarvoor geen ondernemer en hebt u niets met btw te maken.

Vooral als iemand pas voor zichzelf is begonnen of als freelancer werkt, is het wel eens onduidelijk of hij voor de btw ondernemer is en dus btw moet berekenen. Maar zelfs als iemand ondernemer voor de btw is, hoeft hij misschien geen btw te betalen. Bijvoorbeeld als:

–   het te betalen bedrag aan btw gering is

Meer informatie hierover vindt u in paragraaf 9.5 en in de brochure ‘De kleineondernemersregeling’.

–   er een btw-vrijstelling van toepassing is

Meer informatie hierover vindt u in paragraaf 9.4.

Twijfelt u of u btw moet berekenen? Bel dan de BelastingTelefoon: 0800 - 0543.

Voorbeeld

Een cameraman heeft een vaste baan bij een omroep. Daarnaast voert hij nog freelance­
opdrachten uit. Hij kan zelf kiezen welke opdrachten hij aanneemt en voor wie hij werkt.
Bij opnames volgt hij natuurlijk wel de aanwijzingen van de regisseur op, maar hij heeft alle
vrijheid om zelf te bepalen hoe hij zijn werk uitvoert. Voor de freelanceopdrachten vraagt
hij een honorarium. Hierover moet hij btw in rekening brengen.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   1 Als u een eigen bedrijf begint | 15


Terug naar inhoud

1.4   U neemt een onderneming over

Misschien overweegt u een bestaande onderneming over te nemen. Laat u dan goed voorlichten over de financiële situatie van de onderneming en win deskundig advies in over de voor- en nadelen van een overname. Voor de belastingen moet u op de volgende zaken letten:

–   Welke zaken neemt u over?

U moet nauwkeurig vastleggen wat u allemaal overneemt.

–   Hoe zit het met de btw-verplichtingen van de onderneming?

Als u een bestaande onderneming of een zelfstandig deel daarvan overneemt, mag de verkoper u geen

btw in rekening brengen.

–   Neemt u de onderneming over van uw medeondernemer of werkgever?

Als de overdracht plaatsvindt terwijl u ten minste 36 maanden als medeondernemer winst uit de onderneming hebt gehad of als u als werknemer in de onderneming werkzaam was, gelden er in bepaalde gevallen gunstige regelingen voor de inkomstenbelasting en de overdrachtsbelasting. Als uw partner al een eenmanszaak heeft en u gaat die samen voortzetten als man-v rouwfirma, dan neemt u de onderneming gedeeltelijk over. In dit geval gelden dezelfde regelingen.

–   Neemt u (een deel van) de activiteiten van een bedrijf over waarin personeel werkzaam was? Dan kan dat gevolgen hebben voor de gedifferentieerde premie Whk (Werkhervattingskas) van zowel u, als van de overdragende werkgever. U moet vaststellen welk percentage van de premieloonsom gedifferentieerde premie Whk van de overdragende werkgever is toe te rekenen aan de overgedragen activiteiten. Vul het formulier ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten’ in. Dit formulier kunt u downloaden van belastingdienst.nl. Op basis van het percentage van de overgenomen activiteiten berekenen wij welk percentage gedifferentieerde premie Whk voor u geldt.

1.5   Welke rechtsvorm kiest u?

Voordat u van start gaat, beslist u in welke vorm u uw onderneming gaat uitoefenen: alleen of samen met anderen. U kunt er ook voor kiezen om, eventueel samen met anderen, een rechtspersoon in het leven te roepen.

De vorm die u kiest voor de uitoefening van uw onderneming, heet rechtsvorm. De rechtsvorm is niet alleen van belang voor de aansprakelijkheid, maar is ook van invloed op uw belastingverplichtingen. Zo is een rechtspersoon de eigenaar van de onderneming en daarmee belastingplichtig voor de winst uit onderneming.

Er zijn belangrijke verschillen tussen een rechtspersoon en een onderneming die door uzelf, eventueel samen met anderen, wordt gedreven. Veel van die verschillen hebben te maken met aansprakelijkheid. Als u de onderneming zelf drijft of samen met anderen, bent u namelijk aansprakelijk voor de schulden van de onderneming. Bij een rechtspersoon bent u in principe niet aansprakelijk, maar is de rechtspersoon aansprakelijk. Daar staat dan wel tegenover dat u, eventueel samen met uw medeoprichters, kapitaal moet inbrengen in de rechtspersoon. Als startende ondernemer kiest u meestal 1 van de volgende rechtsvormen: – eenmanszaak

– maatschap

–   vennootschap onder firma (vof )

–   man-v rouwfirma

–   commanditaire vennootschap (cv)

–   besloten vennootschap (bv)

–   stichting of vereniging

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   1 Als u een eigen bedrijf begint | 16


Terug naar inhoud

1.5.1 Eenmanszaak

Bij een eenmanszaak drijft u de onderneming alleen. Dat is het geval als u een zelfstandig beroep uitoefent (bijvoorbeeld notaris of huisarts) of als u de enige eigenaar van uw bedrijf bent. U kunt dus ook een eenmanszaak hebben als u personeel in dienst hebt.

De eenmanszaak is geen rechtspersoon. Als u een eenmanszaak hebt, bent u dus aansprakelijk voor de schulden van uw onderneming.

1.5.2 Maatschap

In het geval van een maatschap oefent u een beroep uit in samenwerking met anderen (uw ‘maten’), bijvoorbeeld in een artsenpraktijk of een tolkencentrum. U kunt zelf een samenwerkingscontract opstellen of u kunt een deskundige inschakelen. Elke maat van de maatschap die aan de eisen voor het onder nemer-schap voldoet, is ondernemer voor de inkomstenbelasting. Voor de btw is de maatschap ondernemer. De btw-regels zijn op de maatschap van toepassing. De maten zijn voor de btw geen ondernemer. Als u namens de maatschap personeel in dienst neemt, krijgt de maatschap te maken met loonheffingen.

De maatschap is geen rechtspersoon. Elke maat is voor een evenredig deel aansprakelijk voor de schulden van de maatschap.

1.5.3 Vennootschap onder firma (vof )

Van een vennootschap onder firma (vof ) is sprake als u samen met anderen (de firmanten of vennoten) een onderneming begint. U kunt zelf een samenwerkingscontract opstellen of u kunt een deskundige inschakelen. Elke vennoot die aan de eisen voor ondernemerschap voldoet, geldt voor de inkomstenbelasting als ondernemer. Voor de btw is de vof ondernemer. Als u bijvoorbeeld met z’n drieën een vof vormt, bent u alle drie ondernemer voor de inkomstenbelasting, maar is de vof ondernemer voor de btw. De afzonderlijke vennoten zijn voor de btw geen ondernemer. Als u namens de vof personeel in dienst neemt, krijgt de vof te maken met loonheffingen.

De vof is geen rechtspersoon. Elke vennoot is hoofdelijk aansprakelijk voor alle schulden van de vof.

1.5.4 Man-vrouwfirma

Een speciale vorm van de vof is de man-v rouwfirma: u begint samen met uw partner een onderneming. Voor de man-v rouwfirma gelden dezelfde regels als voor de vof. Als u en uw partner dus beiden voldoen aan de eisen voor het ondernemerschap, is ieder van u voor de inkomstenbelasting ondernemer.

Bij partners die samen een onderneming in de vorm van een vof uitoefenen, is soms sprake van een zogenoemd ongebruikelijk samenwerkingsverband. Dat betekent dat personen die niet elkaars partner zijn of anderszins in (familie)relatie tot elkaar staan, een dergelijk samenwerkingsverband nooit zouden aangaan. Een duidelijk voorbeeld van een ongebruikelijk samenwerkingsverband is een vennootschap onder firma tussen een tandarts en een tandartsassistente. Is er sprake van een ongebruikelijk samenwerkingsverband? En bestaat meer dan 70% van uw werkzaamheden voor dit samenwerkingsverband uit ondersteunende werkzaamheden? Dan tellen al uw gewerkte uren niet mee voor het urencriterium (zie paragraaf 5.3.2).

De partner die niet voldoet aan het urencriterium, komt niet in aanmerking voor de speciale ondernemersfaciliteiten. De regels voor de btw en de loonheffingen zijn hetzelfde als bij de vof.

De man-v rouwfirma is geen rechtspersoon. Elke partner is met zijn persoonlijke vermogen hoofdelijk aansprakelijk voor het geheel van de schulden van de firma. Dit geldt ook als u niet in gemeenschap van goederen bent getrouwd.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   1 Als u een eigen bedrijf begint | 17


Terug naar inhoud

1.5.5 Commanditaire vennootschap (cv)

Voor een cv gelden grotendeels dezelfde regels als voor een vof. Het verschil is dat een cv behalve de gewone vennoten (de ‘beherende’ vennoten) ook nog stille vennoten heeft. De stille vennoten brengen geld in de cv in, maar bemoeien zich niet met de verdere gang van zaken van de onderneming. Elke beherende vennoot die aan de eisen voldoet, geldt voor de inkomstenbelasting als ondernemer. De stille vennoot is geen ondernemer, omdat hij niet rechtstreeks aansprakelijk is voor de schulden van de onderneming. De inkomsten van deze vennoot worden wel belast als ‘winst uit onderneming’ en hij komt ook in aanmerking voor ondernemingsfaciliteiten die te maken hebben met investeringen (willekeurige afschrijving en investeringsaftrek). Op de overige ondernemingsfaciliteiten heeft de stille vennoot geen recht.

Voor de btw is de cv ondernemer. De btw-regels zijn op de cv van toepassing. Als u namens de cv personeel in dienst neemt, krijgt de cv te maken met loonheffingen.

De cv is geen rechtspersoon. Elke beherende vennoot is met zijn persoonlijke vermogen hoofdelijk aansprakelijk voor het geheel van de schulden van de cv. De stille vennoten lopen het risico hun ingebrachte kapitaal te verliezen. Voor de schulden van de cv zijn zij alleen hoofdelijk aansprakelijk als zij zich toch bemoeien met de gang van zaken in de onderneming of als hun naam gebruikt wordt in de naam van de cv.

1.5.6 Besloten vennootschap (bv)

Een bv kunt u alleen of samen met anderen oprichten. Voor de oprichting schakelt u een notaris in.

De bv wordt beschouwd als de ondernemer. De bv betaalt over de winst vennootschapsbelasting. Ook voor de btw is de bv ondernemer. De btw-regels zijn op de bv van toepassing. Als de bv personeel in dienst neemt, krijgt de bv te maken met loonheffingen.

Als u directeur-grootaandeelhouder bent van de bv en u ontvangt een salaris van de bv, dan gelden voor u dezelfde belastingregels als voor andere werknemers. Over uw salaris houdt de bv als uw werkgever loonheffingen in, en u betaalt ook inkomstenbelasting. Sommige directeuren-grootaandeelhouders zijn niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen.

Let op!

Als de directeur­grootaandeelhouder zich geen of een ongebruikelijk laag salaris laat betalen, houden wij toch rekening met een zogenoemd gebruikelijk loon. Over dit gebruikelijk loon moet de bv dan loonheffingen inhouden en betalen.

Als de bv dividend uitkeert op uw aandelen, houdt de bv dividendbelasting in.

De bv is een rechtspersoon en is daarom in principe zelf aansprakelijk voor haar schulden. Maar als directeur of eigenaar kunt u bij wanbeheer ook aansprakelijk worden gesteld.

1.5.7 Stichting of vereniging

Stichtingen en verenigingen worden in bepaalde gevallen ook als onderneming beschouwd. Uw stichting of vereniging betaalt dan over de winst vennootschapsbelasting. Om te beoordelen of u ondernemer bent, letten wij in grote lijnen op dezelfde punten als genoemd in paragraaf 1.2 en 1.3.

Als bestuurder van een stichting of vereniging kunt u in bepaalde gevallen aansprakelijk worden gesteld voor de belastingschulden van de stichting of vereniging. Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met het belastingkantoor dat uw zaken behandelt.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   1 Als u een eigen bedrijf begint | 18


Terug naar inhoud

Voor de btw is de stichting of vereniging ondernemer als zij voldoet aan de eisen van het ondernemerschap (zie paragraaf 1.3). Als er sprake is van ondernemerschap voor de btw, gelden ook voor stichtingen en verenigingen de normale btw-regels. Als de stichting of vereniging personeel in dienst neemt, krijgt de stichting of vereniging te maken met loonheffingen.

   1.6   Financiering van uw onderneming

Er zijn veel manieren om uw onderneming te financieren. U kunt daarover advies inwinnen bij diverse organisaties. Voor ons is het van belang of u voor de financiering gebruikmaakt van een lening, of een schenking, of dat u eigen geld inbrengt.

Lening

Als u voor de financiering van uw onderneming een lening sluit, moet u dit kunnen aantonen,

bijvoorbeeld aan de hand van een schriftelijke overeenkomst. Een bankafschrift is niet voldoende.

Schenking

Als u een schenking krijgt boven een vrijgesteld bedrag, moet u aangifte doen: u moet schenkbelasting betalen. U doet online aangifte met het formulier ‘Aangifte schenkbelasting 2017’. U kunt de aangifte ook downloaden van onze internetsite, of u kunt bij ons een aangifteformulier aanvragen. Uw aangifte moet bij onze binnen zijn voor 1 maart van het jaar dat volgt op het jaar waarin u de schenking kreeg.

Schenkt iemand u een onderneming? Dan kunnen wij onder voorwaarden (gedeeltelijke) vrijstelling verlenen van schenkbelasting als u de onderneming ten minste 5 jaar voortzet.

Let op!

Er is ook sprake van een schenking als u een lening bent aangegaan waarbij de rente lager is dan

de marktrente.

Voor het schenken van een onderneming zie de brochure ‘Erf- en schenkbelasting en de
bedrijfsopvolgingsregeling’.

   1.7   Verzekering voor ziektekosten

Voor uw zorgverzekering betaalt u premies aan uw zorgverzekeraar. Daarnaast moet u een bijdrage Zorgverzekeringswet betalen. Als u winst uit onderneming hebt, betaalt u de bijdrage Zvw over uw winst. U geeft deze bijdrage aan met hetzelfde aangifteprogramma of aangifteformulier waarmee u aangifte voor de inkomstenbelasting doet.

1.7.1 U bent ondernemer

Nadat u uw aangifte inkomstenbelasting hebt gedaan, krijgt u een aanslag bijdrage Zorgverzekeringswet.

U betaalt de bijdrage over uw winst uit onderneming.

1.7.2 U bent freelancer

Bent u freelancer en worden uw werkzaamheden gezien als resultaat uit overige werkzaamheden, dan krijgt

u een aanslag bijdrage Zorgverzekeringswet over dat resultaat.

Opting-in-regeling

Als u als freelancer kiest voor de opting-in-regeling (zie paragraaf 10.10), dan zal uw werkgever voor u over

uw fee de bijdrage Zvw inhouden.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   1 Als u een eigen bedrijf begint | 19


Terug naar inhoud

1.7.3 U verricht werkzaamheden voor uw eigen bv

Uw bv moet de bijdrage Zorgverzekeringswet voor u inhouden op uw nettoloon en betalen. Bent u als directeur-grootaandeelhouder verzekerd voor de werknemersverzekeringen? Dan moet de bv de werkgeversheffing Zvw betalen.

1.7.4 U bent zelfstandige en hebt daarnaast een dienstbetrekking of uitkering

U kunt als u in loondienst bent, pensioen geniet of een uitkering ontvangt, ook als zelfstandige aan de slag gaan. U start bijvoorbeeld uw eigen onderneming, maar blijft voorlopig ook nog 3 dagen per week in loondienst. De werkgever of uitkeringsinstantie betaalt werkgeversheffing Zvw over uw loon of uitkering of houdt daarover bijdrage Zvw in. Over uw inkomsten uit uw onderneming betaalt u zelf de bijdrage Zvw (zie paragraaf 1.7).

1.8   U steekt nu al tijd en geld in uw onderneming

Misschien maakt u al kosten voordat u zich bij ons als ondernemer meldt, bijvoorbeeld als u alvast een marktonderzoek laat doen. Bewaar alle bewijsstukken en facturen van de kosten die u maakt zorgvuldig. Als wij u eenmaal als ondernemer beschouwen, kunt u onder bepaalde voorwaarden de btw terugkrijgen die u hebt betaald. Het is ook mogelijk dat u voor de inkomstenbelasting met terugwerkende kracht gebruik kunt maken van de speciale regelingen voor ondernemers.

Houd ook steeds een registratie bij van de uren die u aan de onderneming besteedt. U kunt het aantal uren dat u al vóór uw aanmelding als ondernemer aan uw onderneming besteedt, meetellen voor het minimumaantal benodigde uren voor bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   1 Als u een eigen bedrijf begint | 20


Terug naar inhoud

2

Aanmelden

bij de

Kamer van

Koophandel

en de

Belastingdienst

2 Aanmelden bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst | 21

Picture

Terug naar inhoud

Samenvatting

In dit hoofdstuk leest u bij welke instanties u zich moet melden wanneer u met uw onderneming van start gaat. Allereerst moet u uw onderneming inschrijven in het Handels register bij de Kamer van Koophandel in uw regio. De Kamer van Koophandel geeft uw gegevens aan ons door. Wij bepalen voor welke belastingen u wordt opgenomen in onze administratie.

Inhoud

   2.1   Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

   2.2   Als inschrijven in het Handelsregister niet mogelijk is

   2.3   Als u personeel in dienst neemt: melden bij de

Belastingdienst

   2.4   Uw bedrijfsadres wijzigt


Terug naar inhoud

2 Aanmelden bij de

Kamer van Koophandel

en de Belastingdienst

Start u een onderneming? Dan moet u zich eerst inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Wij krijgen automatisch bericht van elke inschrijving in het Handelsregister. Vervolgens registreren wij uw onderneming omdat u te maken kunt krijgen met diverse belastingen.

U hoeft zich niet apart bij ons aan te melden. In enkele uitzonderingsgevallen is het niet mogelijk de onderneming in het Handelsregister in te schrijven. Alleen in die gevallen moet u zich rechtstreeks bij ons aanmelden.

Let op!

Hebt u bij de start van uw onderneming een uitkering, meld dan ook aan de uitkerende instantie

dat u ondernemer wordt.

2.1   Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Voordat u van start gaat, schrijft u uw onderneming in in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel in uw regio. Hierbij vermeldt u onder meer de naam van uw onderneming en de rechtsvorm.

Voorbereiden op uw inschrijving

Schrijft u een eenmanszaak, vof, cv of maatschap in? Dan kunt u bepaalde fiscale gegevens direct opgeven bij de Kamer van Koophandel. Wilt u van tevoren weten welke gegevens dat zijn, gebruik dan het formulier ‘Voorbereiding Gemeenschappelijke Inschrijving Startende onderneming. Eenmanszaak, vof, cv en maatschap’. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. De Kamer van Koophandel stuurt deze gegevens ook aan ons door. U hoeft het formulier dus niet zelf in te vullen en op te sturen. Hebben wij meer informatie nodig, dan bellen wij u.

Burgerservicenummer of RSIN

Schrijft u een eenmanszaak in? Dan wordt u geregistreerd met uw burgerservicenummer (BSN). Schrijft u uw onderneming met een andere rechtsvorm in? Dan krijgt u van de Kamer van Koophandel een RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer). Met uw burgerservicenummer of RSIN bepalen wij het btw-nummer en eventuele andere nummers, zoals een loonheffingennummer. U krijgt een btw-nummer direct bij inschrijving bij de Kamer van Koophandel of u krijgt het nummer binnen 5 werkdagen per brief. Kijk voor meer informatie op kvk.nl.

Personeel in dienst

Neemt u ook meteen personeel in dienst? Dan vraagt de Kamer van Koophandel ook daarover informatie. De Kamer van Koophandel stelt de vragen die ook staan in het formulier ‘Melding Loonheffingen

Aanmelding Werkgever’. Dit formulier kunt u downloaden van belastingdienst.nl.

2.2   Als inschrijven in het Handelsregister niet mogelijk is

Iedere ondernemer schrijft zijn nieuwe onderneming in in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Slechts in enkele uitzonderingsgevallen kunt u uw onderneming niet inschrijven in het Handelsregister. Tijdens uw inschrijving zal de Kamer van Koophandel u hierop wijzen. Is dit bij u het geval? Dan moet u zich rechtstreeks bij ons aanmelden. Dat doet u met het formulier ‘Opgaaf startende onderneming (niet ingeschreven in het Handelsregister)’. Dit formulier kunt u downloaden van belastingdienst.nl.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   2 Aanmelden bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst | 23


Terug naar inhoud

2.3 Als u personeel in dienst neemt: melden bij de Belastingdienst

Neemt u bij de start van uw onderneming personeel in dienst? Dan meldt u zich tijdens uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel direct aan als werkgever. De aanmelding doet u met het formulier ‘Melding

Loonheffingen Aanmelding Werkgever’. Dit formulier kunt u downloaden van belastingdienst.nl.

Neemt u niet direct personeel in dienst maar op een later tijdstip? Dan meldt u zich bij ons aan als werkgever voordat u personeel in dienst neemt. De aanmelding doet u met het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’. Dit formulier kunt u downloaden van belastingdienst.nl.

Na de aanmelding krijgt u een loonheffingennummer. Onder dit nummer bent u dan bij ons bekend.

U krijgt te maken met loonheffingen. Dit is een verzamelnaam voor:

–   premies werknemersverzekeringen (WW-Awf, sectorpremie, basispremie WAO/IVA/WGA en gedifferentieerde premie Whk)

–   inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (werkgeversheffing Zvw en bijdrage Zvw)

–   loonbelasting/premie volksverzekeringen

U moet meestal per maand of per 4 weken digitaal aangifte doen. In het ‘Handboek Loonheffingen’ vindt u meer informatie over de berekening van de loonheffingen en over het doen van aangifte. U kunt het handboek online raadplegen op of downloaden van belastingdienst.nl.

2.4   Uw bedrijfsadres wijzigt

Als uw onderneming verhuist, geeft u dit door aan de Kamer van Koophandel. De Kamer van Koophandel geeft de adreswijziging aan ons door. Verandert u van belastingadviseur of verhuist uw belastingadviseur? Dan moet u (of uw adviseur) dat wel rechtstreeks aan ons doorgeven.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   2 Aanmelden bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst | 24


Picture

Terug naar inhoud

3

Algemene

spelregels


Terug naar inhoud

Samenvatting

Als u ondernemer bent, hebt u op allerlei manieren contact met ons. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op een aantal van die contacten. Bij al deze contacten hebt u een aantal rechten. Zo mag u rekenen op een zorgvuldige behandeling, bescherming van uw persoonlijke gegevens en voldoende motivering van beslissingen. Tegen een beslissing waarmee u het niet eens bent, kunt u bijna altijd bezwaar maken.

Wij kunnen ondernemers bezoeken voor een controle van de administratie of voor een bedrijfsbezoek. Ook bij zo’n bezoek gelden spelregels.

Inhoud

   3.1   Welke rechten hebt u bij de Belastingdienst?

   3.2   Wat gebeurt er als u bezoek krijgt van de

Belastingdienst?


Terug naar inhoud

3 Algemene spelregels

Als u zich als ondernemer hebt aangemeld, dan merkt u dat u het hele jaar door op verschillende manieren met ons te maken krijgt. Het gaat om heel uiteenlopende contacten. U moet regelmatig aangifte doen en u krijgt belastingaanslagen. Ook kunnen wij bij u op bezoek komen in uw onderneming om de boekhouding of andere zaken te controleren. En natuurlijk kunt u altijd zelf bellen als u vragen hebt. Bij al deze contacten kunt u aanspraak maken op een correcte en zorgvuldige behandeling.

3.1   Welke rechten hebt u bij de Belastingdienst?

Bij al uw contacten hebt u een aantal rechten. Daarbij gaat het niet alleen om rechten die in wetten zijn terug te vinden, maar ook om recht op behandeling volgens algemene gedragsregels.

Zorgvuldigheid, respect en gelijke behandeling

Een zorgvuldige behandeling, met respect en zonder vooroordelen, houdt in grote lijnen het volgende in:

–   U hebt recht op goede informatie.

–   Wij moeten concrete toezeggingen nakomen. Bedenk wel dat algemene informatie, bijvoorbeeld in brochures of van de BelastingTelefoon, geen toezegging is.

–   U hebt recht op dezelfde behandeling als anderen die in dezelfde situatie verkeren als u.

–   Wij stellen u niet meer vragen dan nodig is, bijvoorbeeld voor het inwinnen van informatie of voor een controle.

Wij verwachten van u dat u correcte en volledige informatie geeft.

Uw persoonlijke gegevens worden beschermd

U hoeft niet méér te vertellen dan nodig is voor het heffen en innen van belastingen, bijdragen en premies. De gegevens die u verstrekt mogen niet zomaar aan anderen worden doorgegeven. Op deze regel zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld als het gaat om bestrijding van fraude. De Belastingdienst en UWV wisselen bijvoorbeeld onderling gegevens uit.

U hebt recht op motivering van beslissingen

U hebt er recht op te weten waarom een bepaalde beslissing is genomen. Dat geldt met name voor

beslissingen waarbij is afgeweken van informatie die u, bijvoorbeeld op een aangifte, hebt gegeven.

Als u het niet eens bent met de Belastingdienst

Als u het niet eens bent met onze beslissing, bijvoorbeeld met de hoogte van de belastingaanslag,

kunt u tegen die beslissing bijna altijd bezwaar maken.

Bent u het niet eens met onze beslissing op uw bezwaar? Dan kunt u in beroep gaan bij de rechtbank.

Als het een geschil is over invoer of uitvoer van goederen, dan moet u soms bij een andere instantie beroep

instellen.

Tegen de uitspraak van de rechtbank kunt u eventueel in hoger beroep gaan bij het gerechtshof.

Het gerechtshof kan, net als de rechtbank, ook een oordeel geven over de feiten die van belang zijn. Het is mogelijk om tegen de uitspraak van het gerechtshof in cassatie te gaan bij de Hoge Raad.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   3 Algemene spelregels | 27


Terug naar inhoud

Op tijd beslissing op het bezwaarschrift

U hoort binnen de wettelijke termijn een beslissing van ons op uw bezwaarschrift te krijgen. Hebt u nog geen beslissing ontvangen, terwijl de wettelijke termijn is verstreken? Dan kunt u van ons een dwangsom eisen. Meer informatie hierover vindt u op onze internetsite bij ‘Dwangsom eisen’. U kunt daar ook het formulier ‘Dwangsom bij niet tijdig beslissen’ downloaden waarmee u de dwangsom opeist.

Mediation

Als u het gevoel hebt dat een fiscaal geschil escaleert en dat wij er in onderling overleg niet meer uitkomen, dan kunt u kiezen voor mediation. Hierbij probeert u samen met ons een aanvaardbare oplossing te vinden onder begeleiding van een onafhankelijke en professionele conflictbemiddelaar, de mediator.

Klachten over de manier waarop u wordt behandeld

Als u ontevreden bent over de manier waarop wij u hebben behandeld, kunt u daarover een klacht indienen. Als u een klacht hebt, kunt u daarmee terecht bij het belastingkantoor waarmee u te maken hebt. Meer informatie vindt u op onze internetsite bij ‘Klacht indienen’.

Als wij de klacht niet naar uw tevredenheid afhandelen, kunt u zich wenden tot de Nationale ombudsman. Maar dat is pas mogelijk nadat wij uw klacht hebben afgehandeld, en alleen als uw klacht geen geschil betreft waarmee u bij de rechter terecht kunt. De Nationale ombudsman geeft de Belastingdienst minimaal 6 weken de tijd om te reageren op een klacht. Hij kan ook zelf een onderzoek instellen.

3.2   Wat gebeurt er als u bezoek krijgt van de Belastingdienst?

Als uw onderneming draait, kunt u vroeg of laat bezoek van ons verwachten.

Bedrijfsbezoek

Bij een bedrijfsbezoek kunnen wij langskomen om informatie te verzamelen en om inzicht te krijgen in uw bedrijfsvoering en administratie. We kunnen ook op bezoek komen om een specifieke aangifte te controleren. U krijgt bijna altijd een aankondiging van het bezoek. Wij maken een rapport van het bezoek. Het meeste dat daarin staat, is openbaar. Dat wil zeggen dat u het kunt lezen. U krijgt meestal automatisch een kopie van het openbare deel van het rapport. Gebeurt dat niet, dan kunt u erom vragen.

Een bijzondere vorm van een bedrijfsbezoek is de waarneming ter plaatse. Bij een waarneming ter plaatse gaat het erom inzicht te krijgen in de dagelijkse gang van zaken in een onderneming. Er kan bijvoorbeeld worden gekeken hoe druk het in de onderneming is en hoeveel personeel er aanwezig is. Wij kunnen vragen naar de identiteit van het personeel, eventueel verplichte eerstedagsmeldingen controleren en nagaan of uw administratie bij is. Zo’n waarneming ter plaatse kan meerdere keren herhaald worden. U krijgt vooraf een aankondiging dat wij bij uw onderneming een waarneming ter plaatse komen doen. Waar en wanneer de waarneming plaatsvindt, wordt niet van tevoren bekend gemaakt. Vervolgbezoeken worden meestal niet afzonderlijk aangekondigd. Ook van een waarneming ter plaatse wordt een rapport gemaakt. U krijgt een kopie van het openbare deel van het rapport. Gebeurt dat niet, dan kunt u erom vragen.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   3 Algemene spelregels | 28


Terug naar inhoud

Boekenonderzoek

Het boekenonderzoek is een controle van uw aangiften en administratie. Het kan gaan om een

onderzoek over een periode of om controle van bepaalde onderdelen van uw aangiften en administratie. Een boekenonderzoek wordt altijd van tevoren aangekondigd. Net als bij een bedrijfsbezoek wordt bij een boekenonderzoek een rapport opgemaakt en krijgt u het openbare deel toegezonden.

Let op!

Tijdens een bedrijfsbezoek of een boekenonderzoek kunnen wij bij u informatie verzamelen die

van belang is voor de heffing van belasting bij bijvoorbeeld andere ondernemingen.

Spelregels bij een controle

Meestal wordt van tevoren aangekondigd welke periode en welke gegevens worden gecontroleerd.

De controlerende medewerkers houden zich hier aan. Als een medewerker hiervan wil afwijken, informeert

hij u daarover. Onze medewerkers horen zich voor het begin van de controle te legitimeren. Als zij het voor

het onderzoek nodig vinden om uw woning binnen te gaan, mag dat alleen met uw toestemming.

Meewerken aan een controle is verplicht

Als ondernemer bent u verplicht om mee te werken aan onze controle. Dat houdt het volgende in:

–   U moet de controlerende medewerkers toegang geven tot de gebouwen waarin uw onderneming is gevestigd.

–   U moet alle gegevens en inlichtingen verstrekken die voor de controle van belang kunnen zijn.

–   U moet inzage geven in uw administratie en toestaan dat er kopieën van worden gemaakt; dit geldt ook als het gaat om belasting en premies van een ander dan uzelf.

–   Iedereen die aanwezig is in uw onderneming, moet zich kunnen identificeren. Niet alleen u en uw werknemers, maar ook eventuele klanten of leveranciers.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   3 Algemene spelregels | 29


Terug naar inhoud

4

Een

administratie

opzetten

Picture

Terug naar inhoud

Samenvatting

Dit hoofdstuk gaat over de administratie van uw onderneming. Tot de administratie horen alle gegevens over uw onderneming die u op papier of digitaal vastlegt. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is vooral belangrijk voor uw eigen bedrijfsvoering. Maar een goede administratie hebt u ook nodig om te voldoen aan uw wettelijke verplichtingen, zoals het invullen van uw aangiften en als bewijs. U bent dan ook verplicht een goede administratie bij te houden die is afgestemd op de aard van uw bedrijf. Bovendien moet u uw administratie 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Houd ook de gegevens van uw facturen steeds bij, zodat uit uw administratie duidelijk blijkt hoeveel btw u moet betalen.

Hebt u personeel in dienst, dan krijgt u ook te maken met de administratieve verplichtingen voor de loonheffingen. U moet dan een loonadministratie aanleggen.

Inhoud

   4.1   Waarom is een goede administratie belangrijk?

   4.2   Wat hoort er allemaal bij uw administratie?

   4.3   Welke verplichtingen gelden voor de btw?

   4.4   Welke verplichtingen hebt u als werkgever?


Terug naar inhoud

4 Een administratie opzetten

Het is belangrijk een goede administratie op te zetten en bij te houden. Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt en houdt u overzicht. Het is dan ook veel gemakkelijker om uw aangifte in te vullen.

4.1   Waarom is een goede administratie belangrijk?

Administratie wil zeggen: alle gegevens over uw onderneming die u op papier (ook kladaantekeningen) of digitaal vastlegt. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is van groot belang: niet alleen om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook voor uw bedrijfsvoering.

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van uw bedrijf. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als uw onderneming nog niet eens van start is gegaan.

Voor uw bedrijfsvoering

Met een goed bijgehouden administratie hebt u snel de beschikking over de cijfers en resultaten van

uw onderneming om inzicht te krijgen in uw kosten, uw omzet en uw winst.

Voor het invullen van uw aangiften

Uw administratie vormt de basis van uw aangiften. Wij moeten deze aangiften snel en goed kunnen controleren. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij berekenen dan uw omzet, winst en verschuldigde belasting. Als u het niet eens bent met onze berekening, dan moet u bewijzen dat deze onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’. U moet dat ook doen als u geen aangifte hebt gedaan.

Als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, kunt u uw btw-aangifte niet invullen. En zonder een goede administratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de kleine ondernemersregeling (zie paragraaf 9.5).

Hoe lang moet u uw administratie bewaren?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Wij streven echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteren soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat wij hebben bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

–   het grootboek

–   de debiteuren- en crediteurenadministratie

–   de voorraadadministratie

–   de in- en verkoopadministratie

–   de loonadministratie

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vragen wij deze gegevens niet meer bij u op.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   4 Een administratie opzetten | 32


Terug naar inhoud

Uitzondering

Door de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken (zie paragraaf 7.4),

zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.

Voor de overige gegevens kunt u met ons afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar.

Voor de basisgegevens en de overige gegevens kunt u met ons afspraken maken over:

–   de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of digitaal)

–   het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)

Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

Let op!

De kortere bewaartermijnen gelden dan uitsluitend bij ons. Bij andere overheidsinstellingen

kunt u dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren.

4.2   Wat hoort er allemaal bij uw administratie?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

–   kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen

–   financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek

–   tussentijds gemaakte controleberekeningen

–   ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
– bankafschriften

–   contracten, overeenkomsten en andere afspraken

–   agenda’s en afsprakenboeken
– correspondentie

–   software en databestanden

Veel van de gegevens die nodig zijn voor het voeren van een bedrijf, worden allereerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie. Denk bijvoorbeeld ook aan de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon of tablet. Of aan de verkoopgegevens die u registreert met een afrekensysteem, een eenvoudige kassa of point-of-sale-systeem.

Veel afrekensystemen voldoen niet aan onze eisen. Laat u daarom bij de aanschaf van een afrekensysteem goed adviseren. Lees de folder ‘Het kassasysteem in uw bedrijf’ voor meer informatie. U kunt deze folder downloaden van belastingdienst.nl.

Ook als u gegevens, direct of later, op papier afdrukt, moet u de gegevens digitaal blijven bewaren.

Tip!

Houd een urenadministratie bij van hoeveel uren u en uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigen aftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   4 Een administratie opzetten | 33


Terug naar inhoud

4.3   Welke verplichtingen gelden voor de btw?

Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw u moet betalen. In de praktijk betekent dit dat u van de volgende zaken overzichten per tijdvak bijhoudt:

–   facturen die u zelf uitschrijft

–   facturen die u moet betalen

– uitgaven

– ontvangsten

–   privégebruik van goederen en diensten

Doet u zaken met het buitenland? Dan hebt u extra administratieve verplichtingen.

Handelt u in gebruikte goederen, kunst, antiek of voorwerpen voor verzamelingen, dan kan de
margeregeling van toepassing zijn (zie paragraaf 9.10).

Tip!

Als u uw leveranciers meestal contant betaalt bij aflevering of kort daarna, kunt u volstaan met

het opnemen van de gegevens van de inkoopfacturen in het kasboek.

Welke gegevens van uw facturen moet u bijhouden?

Hieronder leest u welke gegevens van facturen u moet bijhouden.

Ontvangen facturen

Als u recht hebt op aftrek van btw, mag u de btw die uw leveranciers aan u hebben berekend, in uw aangifte aftrekken van de btw die u aan ons betaalt. U moet wel kunnen aantonen hoeveel btw uw leveranciers aan u hebben berekend. Daarom bewaart u de facturen die u ontvangt en legt u in uw administratie de volgende gegevens van ontvangen facturen vast:

–   de datum van de factuur

–   het nummer van de factuur

–   de naam en het adres van de leverancier

–   het btw-identificatienummer van de leverancier (alleen bij handel met andere EU-landen en daarmee samenhangende diensten)

–   een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die aan u zijn geleverd

–   de prijs exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief

–   het btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief

Uitgaande facturen

Als u goederen of diensten levert aan andere ondernemers, brengt u meestal btw in rekening. Deze btw betaalt u vervolgens weer aan ons. U bewaart van elke factuur die u verstuurt, een kopie in uw administratie. En u legt in uw administratie de volgende gegevens vast:

–   de datum van de factuur

–   het nummer van de factuur

–   de naam en het adres van de afnemer

–   het btw-identificatienummer van de afnemer (alleen bij handel met andere EU-landen en daarmee

samenhangende diensten)

Controleer het btw-identificatienummer van de afnemer altijd.

–   een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd

–   het aantal geleverde goederen of verleende diensten

–   de prijs exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief

–   het te betalen btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   4 Een administratie opzetten | 34


Terug naar inhoud

Vereenvoudigde administratie van ontvangen en uitgaande facturen

U kunt ook kiezen voor een vereenvoudigde administratie van ontvangen en uitgaande facturen. Dit mag alleen als u bij de boeking van de factuur in de administratie een nummer of ander kenmerk opneemt. Aan de hand van dat kenmerk is de factuur die bij de boeking hoort makkelijk terug te vinden. Omgekeerd is de boeking die bij een factuur hoort ook makkelijk terug te vinden. Verder moeten de facturen alle verplichte gegevens bevatten (zie par. 9.8).

Bij een vereenvoudigde administratie mag u de gegevens die u vastlegt in uw administratie beperken tot:

–   het bedrag van de vergoeding

–   het bedrag van de btw

Als u het kasstelsel toepast, dan hoeft u de facturen die u uitreikt niet afzonderlijk te boeken. U kunt volstaan met het overzichtelijk bewaren van een kopie van deze facturen.

Ontheffing van administratieve verplichtingen

Als u verwacht dat u als gevolg van de kleineondernemersregeling (zie paragraaf 9.5) geen btw hoeft te

betalen, kunt u ons vragen om ontheffing van de administratieve verplichtingen voor de btw.

Let op!

De ontheffing geldt alleen voor de administratieve verplichtingen voor de btw. Al uw andere

administratieve verplichtingen blijven gewoon gelden.

4.4   Welke verplichtingen hebt u als werkgever?

U krijgt als werkgever te maken met loonheffingen (premies werknemersverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en loonbelasting/premie volksverzekeringen). U moet de loonheffingen zelf berekenen en betalen. Dat doet u met de aangifte loonheffingen die u digitaal moet inzenden. U kunt vooraf aangeven of u de aangifte per maand of per 4 weken wilt doen.

Als werkgever hebt u voor de loonheffingen een aantal verplichtingen. Zo moet u:

–   zich aanmelden als werkgever voordat u de 1e werknemer aanneemt

–   de dag voor de 1e werkdag van de werknemer de nodige gegevens voor de loonheffingen hebben ontvangen, of op de 1e werkdag als u op deze dag uw werknemer aanneemt

–   de dag voor de 1e werkdag de identiteit van de medewerkers vaststellen en een kopie maken van het identiteitsbewijs, of op de 1e werkdag als u op deze dag uw werknemer aanneemt

–   een loonstaat aanleggen

–   de werknemer een loonstrook toesturen bij de 1e loonbetaling en iedere loonbetaling die afwijkt van de vorige loonbetaling

–   1 keer per jaar bepaalde inkomensgegevens aan de werknemer verstrekken met een jaaropgaaf

Meer informatie over de verplichtingen leest u in hoofdstuk 11. Meer informatie over loonheffingen vindt u in het ‘Handboek Loonheffingen’. U kunt het handboek online raadplegen op of downloaden van belastingdienst.nl.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   4 Een administratie opzetten | 35


Terug naar inhoud

5

Kosten van uw

onderneming,

vrijstellingen,

fiscale aftrek-

posten en verlies-

verrekening

Picture

Terug naar inhoud

Samenvatting

Dit hoofdstuk gaat over de kosten die u mag aftrekken als u uw winst berekent. Van belang is het onderscheid tussen zakelijke kosten, privékosten en gemengde kosten. Omdat u als ondernemer kosten maakt, kunt u gebruikmaken van fiscale regelingen, zoals de oudedagsreserve en de ondernemersaftrek (zelfstandigenaftrek, startersaftrek, aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk, meewerkaftrek en stakingsaftrek). Ook leest u wanneer u de btw over uw kosten als voorbelasting kunt aftrekken.

Inhoud

5.1   Soorten kosten

5.1.1   Aftrekbare en niet-aftrekbare kosten

5.1.2      Kosten die in 1 jaar aftrekbaar zijn tegenover kosten die over meerdere jaren gespreid aftrekbaar zijn

5.2   Kosten aftrekken: algemene aandachtspunten

5.3      Fiscale reserves, de ondernemersaftrek en de mkb-winstvrijstelling

5.3.1   Fiscale reserves

5.3.2   Ondernemersaftrek

5.3.3   Mkb-winstvrijstelling

5.3.4   Ondernemingsverliezen verrekenen

5.4   Btw aftrekken als voorbelasting

5.4.1   Welke voorwaarden gelden voor de aftrek van btw?

5.4.2   Wanneer kunt u geen btw aftrekken?


Terug naar inhoud

5 Kosten van uw onder-

neming, vrijstellingen,

fiscale aftrekposten en

verliesverrekening

Om uw onderneming van de grond te krijgen, moet u kosten maken. Ook om uw onderneming draaiende te houden, zult u allerlei kosten krijgen.

De kosten zijn belangrijk als u uw winst uit onderneming gaat bepalen. Uw winst is namelijk: de opbrengsten min de kosten van uw onderneming. Hoe hoger uw kosten, hoe lager uw winst. Kosten verminderen de winst en dus ook de belasting die daarover wordt geheven.

5.1 Soorten kosten

Voor uw eigen administratie en voor de Belastingdienst moet u onderscheid maken tussen verschillende soorten kosten. Niet alle kosten zijn aftrekbaar. Ook is er een onderscheid tussen kosten die in hun geheel in 1 jaar aftrekbaar zijn en kosten die over meerdere jaren gespreid aftrekbaar zijn.

5.1.1 Aftrekbare en niet-aftrekbare kosten

Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben, zoals onderhouds kosten en rente. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar. Zakelijke kosten waarmee u te maken kunt krijgen, zijn:

–   adviezen over de levensvatbaarheid van de onderneming

–   inschrijving in het Handelsregister

–   huur van bedrijfsruimte

–   briefpapier en ander correspondentiemateriaal

–   inrichting van een kantoor of werkplaats

Zakelijke kosten: geen toetsing van uw beleid

Bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn, letten wij op het motief waarmee u kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat u de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, accepteren wij de kosten als aftrekpost.

U bent als ondernemer vrij om te bepalen welke kosten u voor de onderneming maakt en hoeveel. Alleen als uw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kunnen wij ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is.

Het komt voor dat bepaalde kosten naast een zakelijk karakter ook een persoonlijk karakter hebben (gemengde kosten), bijvoorbeeld doordat uzelf of een ander er als privépersoon voordeel van heeft. Van deze kosten is uitsluitend het zakelijke deel aftrekbaar. Als het persoonlijke karakter van die kosten overheerst, dan zijn die kosten helemaal niet aftrekbaar. Voorbeelden van gemengde kosten waarvan alleen het zakelijke deel aftrekbaar is van de winst, zijn:

–   huurkosten van een pand dat is verdeeld in een zakelijk gedeelte en privégedeelte

–   onderhoudskosten van een pand dat bestaat uit een zakelijk gedeelte en een privégedeelte
– telefoonkosten

–   een auto van de zaak

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   5 Kosten van uw onder neming, vrijstellingen, fiscale aftrekposten en verliesverrekening | 38


Terug naar inhoud

Voorbeelden van kosten die niet aftrekbaar zijn, zijn:

–   het behalen van een diploma waarvan u buiten de onderneming in belangrijke mate profiteert (rijbewijs)

–   kosten voor uw gezondheid (pedicure, zorgverzekering)

5.1.2 Kosten die in 1 jaar aftrekbaar zijn tegenover kosten die over meerdere jaren gespreid aftrekbaar zijn

Sommige kosten kunt u niet rechtstreeks in het jaar waarin zij worden gemaakt, van de winst aftrekken, maar moet u toerekenen aan meerdere jaren. Er is dan sprake van het activeren van kostenposten. De kosten die u nog niet hebt afgetrokken, worden opgenomen in de balans van de onderneming. Als ondernemer maakt u dus onderscheid tussen:

–   kosten die u volledig mag aftrekken in het jaar waarop ze betrekking hebben

–   kosten waarvan u de aftrek moet spreiden over een aantal jaren

Kosten die u in 1 jaar mag aftrekken

Alle kosten die betrekking hebben op 1 jaar, trekt u volledig af in het jaar waarin u ze hebt gemaakt.

Het gaat bijvoorbeeld om:

–   lonen en andere personeelskosten

–   kosten van huur, verlichting, verwarming en dergelijke

–   kosten van grondstoffen, goederen en diensten die u inkoopt voor het maken van omzet door de onderneming in dat jaar

–   kosten die te maken hebben met het jaarlijkse onderhoud van bedrijfsmiddelen

–   aanschaf van zaken met een geringe waarde

Als vuistregel kunt u aanhouden dat dit zaken zijn met een kostprijs van minder dan € 450.

Kosten die u gespreid over een aantal jaren moet aftrekken

Er zijn 2 redenen waarom u sommige kosten niet in 1 keer mag aftrekken:

–   Kosten kunnen te maken hebben met de aanschaf van bedrijfsmiddelen. Dat zijn uw investeringen. Deze kosten kunt u pas aftrekken naarmate de investeringen in waarde verminderen: dit heet afschrijven.

–   U mag vooruitbetaalde kosten, dat wil zeggen de kosten die betrekking hebben op meerdere jaren, pas aftrekken in de jaren waarin uw onderneming nut heeft van die kosten.

De aanschafkosten van zaken die u een aantal jaren in uw onderneming gebruikt, moet u gespreid over die jaren van de opbrengsten van uw onderneming aftrekken. Op de meeste bedrijfsmiddelen schrijft u af. Voorbeelden zijn:

–   gebouwen, machines, auto’s, inventaris en andere duurzame zaken die u voor de bedrijfsvoering gebruikt (de materiële bedrijfsmiddelen)

–   vergunningen en andere niet-tastbare zaken die nut hebben voor de onderneming en waarvan het gebruik leidt tot een waardevermindering van de vergunningen (de immateriële bedrijfsmiddelen)

Behalve investeringen zijn er ook andere kosten die op meerdere jaren betrekking hebben. Als u voor uw onderneming in een bepaald jaar zulke kosten maakt, verdeelt u deze over de jaren waarin u verwacht nut van deze kosten te hebben. Voorbeelden van deze kosten zijn:

–   vooruitbetaalde kosten, zoals huur, verzekeringspremie en rente

–   een reclamecampagne voor 3 jaar die u in 1 keer hebt betaald

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   5 Kosten van uw onder neming, vrijstellingen, fiscale aftrekposten en verliesverrekening | 39


Terug naar inhoud

5.2   Kosten aftrekken: algemene aandachtspunten

Bij het aftrekken van kosten moet u rekening houden met een paar algemene punten. In deze paragraaf lichten wij deze punten toe. Hierbij gaat het om kosten die aftrekbaar zijn in het jaar waarop ze betrekking hebben.

Als u zakelijke kosten maakt, berekent uw leverancier u in de meeste gevallen btw. Maar die btw komt uiteindelijk niet voor uw rekening, omdat u de btw die aan u is berekend, over het algemeen mag aftrekken als voorbelasting. Omdat u de voorbelasting al op een andere manier verrekent, geldt voor de aftrek van zakelijke kosten bij de winstberekening: u trekt de kosten af exclusief btw. Van sommige kosten kunt u de btw niet aftrekken als voorbelasting. Die kosten mag u bij de winstberekening aftrekken inclusief btw.

Kosten gemaakt in de aanloopfase

Aftrekbaar zijn alle kosten die u voor een onderneming uit zakelijk oogpunt hebt gemaakt. Daaronder vallen ook kosten die zijn gemaakt met de duidelijke bedoeling een onderneming tot stand te brengen: kosten dus die u hebt gemaakt voordat de onderneming van start ging. Denk bijvoorbeeld aan een marktverkenning en ingewonnen adviezen.

Administratie van kosten

De kosten die u als ondernemer maakt, verantwoordt u in uw administratie. Alleen dan worden ze als aftrekpost geaccepteerd. De meeste gemengde kosten zijn beperkt aftrekbaar. Soms geldt er een drempel, soms zijn kosten helemaal niet aftrekbaar. Vanwege deze beperkingen is het aan te bevelen de zakelijke kosten in uw administratie te splitsen in:

–   kosten die voor 100% aftrekbaar zijn

–   kosten waarvoor een drempel geldt

–   kosten die niet aftrekbaar zijn

Als uw boekhouding voldoet aan de administratieve verplichtingen voor de btw, dan accepteren wij deze meestal ook voor de inkomstenbelasting. U kunt in uw boekhouding naar eigen inzicht kostensoorten onderscheiden.

5.3   Fiscale reserves, de ondernemersaftrek en de mkb­winstvrijstelling

Sommige kosten komen eens in de zoveel jaar terug, bijvoorbeeld kosten voor de huisvesting of voor de bedrijfsmiddelen. Als ondernemer maakt u kosten om een oudedagsvoorziening op te bouwen, zoals een pensioen. Voor deze kosten bestaan een aantal speciale fiscale regelingen. Daardoor is het mogelijk dat u jaarlijks geld opzij kunt zetten (reserveren) om in de toekomst een hoge kostenpost te kunnen betalen. Het geld dat u hiervoor in een jaar reserveert, kunt u in hetzelfde jaar als kosten aftrekken. Een andere fiscale regeling is de ondernemersaftrek. Dit is een bedrag dat u mag aftrekken van de winst. En door de mkb-winstv rijstelling is een deel van uw winst onbelast.

5.3.1 Fiscale reserves

Er zijn verschillende fiscale reserves, waaronder de herinvesteringsreserve, de egalisatiereserve en de

oudedagsreserve.

Herinvesteringsreserve

De herinvesteringsreserve geeft u de mogelijkheid om de opbrengst van de verkoop van een bedrijfsmiddel te gebruiken voor de herinvestering in een ander bedrijfsmiddel. De belastingheffing over de behaalde boekwinst bij de verkoop van het bedrijfsmiddel wordt hierdoor uitgesteld. Om gebruik te maken van deze reserve, moet u aan bepaalde voorwaarden voldoen.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   5 Kosten van uw onder neming, vrijstellingen, fiscale aftrekposten en verliesverrekening | 40


Terug naar inhoud

Egalisatiereserve

De egalisatiereserve is bedoeld voor de kosten die u eens in de zoveel jaar moet maken voor periodiek onderhoud van de bedrijfsmiddelen, zoals voor het onderhoud van uw bedrijfspand. Dit zijn vaak hoge kosten. U kunt deze reserve ook aanleggen voor toekomstige uitgaven, zoals een milieuverontreiniging. U mag geen egalisatiereserve vormen voor jaarlijks terugkerende uitgaven of voor de aanschaf van bedrijfsmiddelen.

Oudedagsreserve

Als ondernemer mag u jaarlijks een deel van de winst reserveren voor uw oudedagsvoorziening. Dit gereserveerde deel heet de oudedagsreserve. Het vormen van een oudedagsreserve betekent niet dat u daadwerkelijk geld opzij zet, het is een reservering van een deel van de winst. De reservering zorgt voor uitstel van belastingheffing over dat deel van de winst. Dit levert u dus op de korte termijn belastingvoordeel op. U kunt uw oudedagsvoorziening regelen door bijvoorbeeld de aankoop van een lijfrente bij een verzekeraar. De oudedagsreserve neemt af als u voor (een deel van) de reserve een lijfrente aankoopt. Het bedrag waarmee de reserve afneemt, is belastbare winst. Daar staat tegenover dat u de premie voor de aangekochte lijfrente kunt aftrekken. De toevoegingen aan de reserve en de afname van de reserve worden (mede) bepaald door fiscale regels.

Hoe wordt uw oudedagsreserve opgebouwd?

U bouwt uw oudedagsreserve op door jaarlijks een bedrag aan uw oudedagsreserve toe te voegen. U bent hiertoe niet verplicht. Een voorwaarde is dat u voldoet aan het urencriterium (zie paragraaf 5.3.2). Er is een maximumbedrag dat u jaarlijks mag toevoegen. Deze toevoeging aan de reserve vermindert de belastbare winst. Als u in een bepaald jaar verlies maakt, kunt u geen bedrag aan uw oudedagsreserve toevoegen.

De oudedagsreserve wordt altijd voor u persoonlijk opgebouwd. Dit betekent dat u en uw partner ieder afzonderlijk een oudedagsreserve kunnen opbouwen. U moet dan wel allebei door ons als ondernemer worden beschouwd en aan het urencriterium voldoen. De stand van de opgebouwde oudedagsreserve moet u vermelden op de balans in de jaarstukken van uw onderneming. Bent u ondernemer van meerdere ondernemingen? Dan kunt u de opgebouwde oudedagsreserve verdelen over de balansen van al uw ondernemingen.

Hoe groot is de toevoeging?

Voor 2017 is de toevoeging aan de oudedagsreserve 9,8% van de winst die u als ondernemer in Nederland hebt behaald. De maximale toevoeging is € 8.946. De toevoeging wordt verminderd met de pensioenpremies die ten laste van de winst komen. De oudedagsreserve mag door de toevoeging niet uitkomen boven het ondernemingsvermogen. De toevoeging aan de oudedagsreserve moet u zelf berekenen.

Is de oudedagsreserve voordelig?

In de jaren dat u een deel van de winst toevoegt aan uw oudedagsreserve, betaalt u over dat deel geen belasting. Later moet u over de oudedagsreserve alsnog belasting betalen. Hoeveel dat is, is afhankelijk van uw situatie op dat moment. Het is dus vooraf niet te zeggen of de reserve voor u voordelig is.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   5 Kosten van uw onder neming, vrijstellingen, fiscale aftrekposten en verliesverrekening | 41


Terug naar inhoud

5.3.2 Ondernemersaftrek

Wilt u in aanmerking komen voor de ondernemersaftrek, dan moeten wij u beschouwen als ondernemer voor de inkomstenbelasting. De ondernemersaftrek is het bedrag dat wordt afgetrokken van de winst, na een eventuele toevoeging aan de oudedagsreserve, en bestaat uit de volgende onderdelen:

–   de zelfstandigenaftrek en startersaftrek

–   de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk

–   de meewerkaftrek

–   de startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid

–   de stakingsaftrek

Voor sommige van deze ondernemersaftrekken moet u voldoen aan het urencriterium.

Urencriterium

U voldoet aan het urencriterium als u aan de volgende 2 voorwaarden voldoet:

–   U besteedt minimaal 1.225 uur per jaar aan uw onderneming. Onderbrak u het werk voor de onderneming door uw zwangerschap? Dan tellen de niet-gewerkte uren over totaal 16 weken toch mee als gewerkte uren.

–   U moet meer tijd besteden aan uw onderneming dan aan andere werkzaamheden (bijvoorbeeld in loondienst). Was u in 1 van de 5 voorafgaande jaren geen ondernemer? Dan hoeft u niet te voldoen aan deze voorwaarde.

Let op!

Het urencriterium geldt per kalenderjaar: ook als u pas later in een jaar start, moet u minimaal

1.225 uur aan uw onderneming besteden.

Om in aanmerking te komen voor de startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid geldt het verlaagde urencriterium van minimaal 800 uren.

Welke uren tellen mee?

Alle uren die u besteedt aan uw onderneming, tellen mee voor het urencriterium. Dit zijn dus niet alleen de uren die u in rekening brengt aan uw klanten. Tijd die u bijvoorbeeld besteedt aan het maken van offertes, het bijhouden van uw administratie of het maken van uw zakelijke internetsite, telt u mee voor het urencriterium. U moet de hoeveelheid tijd die u aan uw onderneming besteedt, wel kunnen aantonen.

Samenwerkingsverband: uren die niet meetellen

Maakt u als ondernemer deel uit van een samenwerkingsverband (maatschap of vennootschap onder firma) met huisgenoten, of met bloed- of aanverwanten in de rechte lijn of hun huisgenoten (de zogeheten verbonden personen)? Dan tellen uw gewerkte uren niet mee voor het urencriterium in de volgende situaties:

−   Het samenwerkingsverband is ongebruikelijk en u doet voor 70% of meer ondersteunende werkzaamheden. Een samenwerkingsverband is ongebruikelijk als niet-verbonden personen zo’n samenwerkingsverband niet zouden aangaan.

−   De verbonden personen genieten winst als ondernemer, maar u zelf niet. Bijvoorbeeld bij een ondermaatschap

Voorbeeld

Een samenwerkingsverband tussen een tandarts en een mondhygiënist is niet ongebruikelijk.
De werkzaamheden van zowel de tandarts als de mondhygiënist zijn aan te merken als
hoofdtaken van de onderneming. Wel is het ongebruikelijk dat een tandarts een

samenwerkingsverband met zijn assistente aangaat.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   5 Kosten van uw onder neming, vrijstellingen, fiscale aftrekposten en verliesverrekening | 42


Terug naar inhoud

Zelfstandigenaftrek

Voor de zelfstandigenaftrek moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:

–   U drijft de onderneming zelf (of samen met anderen).

–   U voldoet aan het urencriterium.

Bent u ondernemer, voldoet u aan het urencriterium en hebt u aan het begin van het kalenderjaar de AOW-leeftijd nog niet bereikt? Dan is de zelfstandigenaftrek in 2017 € 7.280. De zelfstandigenaftrek kan niet hoger zijn dan het bedrag van de winst, behalve als u in aanmerking komt voor de startersaftrek.

Is uw winst te laag om de zelfstandigenaftrek geheel toe te passen? Dan kunt u het bedrag aan niet-gerealiseerde zelfstandigenaftrek verrekenen in de volgende 9 jaar. De winst moet in die jaren dan wel hoger zijn dan de zelfstandigenaftrek in die jaren.

Let op!

Hebt u aan het begin van het kalenderjaar de AOWleeftijd? Dan is de zelfstandigenaftrek 50%
van de zelfstandigenaftrek voor ondernemers die aan het begin van het kalenderjaar de
AOW­leeftijd nog niet hebben.

Startersaftrek

De startersaftrek is een verhoging van de zelfstandigenaftrek. U kunt een extra bedrag van € 2.123 aftrekken

als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

–   U hebt in 2017 recht op zelfstandigenaftrek.

–   In de jaren 2012 t/m 2016 hebt u niet meer dan 2 keer de zelfstandigenaftrek toegepast.

–   In de jaren 2012 t/m 2016 hebt u minimaal 1 jaar geen onderneming gehad.

Startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid

Voor de startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:

–   U hebt recht op een arbeidsongeschiktheidsuitkering.

–   U voldoet niet aan het urencriterium, maar wel aan het verlaagde urencriterium van 800 uur.

De startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid kunt u maximaal 3 jaar toepassen. De aftrek is:

–   € 12.000 (1e jaar)

–   € 8.000 (2e jaar)

–   € 4.000 (3e jaar)

De aftrek kan niet hoger zijn dan uw winst in dat jaar.

Aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk

Als uw onderneming zich bezighoudt met technisch-wetenschappelijk onderzoek of de ontwikkeling van technisch nieuwe producten en processen, kunt u in aanmerking komen voor de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk. U moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

–   U voldoet aan het urencriterium.

–   U besteedt in het kalenderjaar minimaal 500 uur aan werk dat bij een s&o-verklaring is aangemerkt als speur- en ontwikkelingswerk.

De aftrek is € 12.522. Deze aftrek wordt verhoogd met € 6.264 als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

–   U was in 1 of meer van de 5 voorafgaande kalenderjaren geen ondernemer.

–   U hebt in de 5 voorafgaande kalenderjaren voor niet meer dan 2 kalenderjaren een S&O-verklaring gekregen.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   5 Kosten van uw onder neming, vrijstellingen, fiscale aftrekposten en verliesverrekening | 43


Terug naar inhoud

Meewerkaftrek

Meewerkaftrek is een bepaald bedrag dat u van uw winst kunt aftrekken als uw partner onbetaald meewerkt in uw onderneming. U moet dan wel voldoen aan het urencriterium. Het bedrag hangt af van de hoogte van uw winst en het aantal uren dat uw partner meewerkt. Meer informatie over meewerkaftrek leest u in paragraaf 10.2.

Stakingsaftrek

Als u uw onderneming staakt, komt u in aanmerking voor stakingsaftrek. U kunt maximaal € 3.630 aftrekken van de winst die u hebt behaald bij het staken van de onderneming. In sommige situaties geldt dat u de onderneming 3 jaar of langer voor uw rekening moet hebben gedreven.

U mag de stakingsaftrek tijdens uw leven 1 keer toepassen.

5.3.3 Mkb-winstvrijstelling

De mkb-winstv rijstelling is een aftrekpost op uw winst. De vrijstelling is 14% van de winst na aftrek van de

ondernemersaftrek.

Let op!

Als uw onderneming verlies lijdt, verkleint de mkb­winstvrijstelling het verlies.

5.3.4 Ondernemingsverliezen verrekenen

Als uw onderneming verlies lijdt, kunt u dat verlies verrekenen met de positieve andere inkomsten uit werk en woning uit box 1 in hetzelfde jaar, bijvoorbeeld met uw salaris uit een dienstbetrekking of ontvangen alimentatie voor uzelf.

Over het saldo van uw inkomsten uit werk en woning wordt de belasting berekend. Is het verlies zo hoog, dat uw belastbare inkomen (dus de optelsom van inkomsten en aftrekposten) uit werk en woning van dat jaar negatief is, dan mag u dat verrekenen met uw belastbare inkomens van de 3 voorgaande jaren. U krijgt dan mogelijk een teruggaaf van belasting over de vorige jaren. Dit heet ‘terugwentelen’. Is dit niet of maar voor een deel mogelijk, dan mag u het verlies, onder bepaalde voorwaarden, verrekenen met de belastbare inkomens uit werk en woning van de komende 9 jaren.

5.4   Btw aftrekken als voorbelasting

Als u kosten maakt, inkopen doet of investeert, dan brengen uw leveranciers u in de meeste gevallen btw in rekening. Omdat u ondernemer bent, kunt u deze btw, ook wel voorbelasting genoemd, onder bepaalde voorwaarden aftrekken van de btw die u verschuldigd bent over uw omzet (zie paragraaf 5.4.1). Dit mag overigens alleen als de btw u in rekening is gebracht op een factuur die aan alle eisen voldoet (zie paragraaf 9.8).

Ook de Nederlandse btw die u verschuldigd bent bij de afname van diensten van buitenlandse onder nemers, de invoer van goederen of bij aankopen in andere landen van de EU, kunt u als voorbelasting aftrekken.

U trekt de btw af op uw btw-aangifte. Als de aftrekbare voorbelasting meer bedraagt dan de belasting die u verschuldigd bent over uw omzet, krijgt u het verschil terug.

De voorbelasting kunt u aftrekken op het moment dat u de factuur ontvangt waarop btw in rekening wordt gebracht. U gaat daarbij uit van de datum van de factuur. Als u het kasstelsel toepast, kunt u er ook voor kiezen de btw pas af te trekken op het moment dat u de factuur betaalt. U mag beide systemen niet door elkaar gebruiken.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   5 Kosten van uw onder neming, vrijstellingen, fiscale aftrekposten en verliesverrekening | 44


Terug naar inhoud

Let op!

Als u een factuur niet betaalt, moet u de btw die u als voorbelasting hebt afgetrokken, weer aan

ons terugbetalen.

5.4.1 Welke voorwaarden gelden voor de aftrek van btw?

U kunt de btw over uw inkopen, kosten en investeringen aftrekken als voorbelasting als u aan de volgende

2 voorwaarden voldoet:

–   U gebruikt de goederen en diensten zakelijk, dat wil zeggen voor uw onderneming.

–   U gebruikt de goederen en diensten voor het maken van omzet die belast is met btw. U kunt geen btw als voorbelasting aftrekken als u inkopen, kosten of investeringen gebruikt voor leveringen van goederen en het verrichten van diensten die zijn vrijgesteld van btw. Zie voor vrijgestelde prestaties ook paragraaf 9.4.

U gebruikt (investerings)goederen en diensten zakelijk en privé

Het kan zijn dat u investeringsgoederen koopt die u niet alleen voor uw onderneming gebruikt, maar ook

privé. Investeringsgoederen zijn:

–   onroerende zaken, bijvoorbeeld een bedrijfspand

–   roerende zaken waarop u voor de winstberekening afschrijft, zoals een auto of een computer

Diensten zijn nooit investeringsgoederen.

Als u investeringsgoederen aanschaft die u zowel zakelijk als privé gebruikt, kunt u kiezen tot welk vermogen u de goederen rekent:

–   U rekent de goederen geheel tot uw privévermogen. U kunt dan geen btw over de aanschaf aftrekken.

–   U rekent de goederen gedeeltelijk tot uw privévermogen en gedeeltelijk tot uw ondernemingsvermogen. Dan kunt u alleen de btw aftrekken die betrekking heeft op het zakelijke deel.

–   U rekent de goederen geheel tot uw ondernemingsvermogen. Voor roerende zaken geldt dat u alle btw kunt aftrekken die aan u bij de aanschaf in rekening is gebracht. Op de laatste aangifte van het jaar (en van maximaal de 4 volgende jaren) moet u dan de btw over het privégebruik aangeven. Voor onroerende zaken kunt u alleen de btw aftrekken over het zakelijk gebruik. Als het privégebruik in de (maximaal 9) jaren na het jaar van ingebruikneming toe- of afneemt, moet u btw terugbetalen of hebt u recht op een aanvullende aftrek.

Deze keuzemogelijkheid (etikettering) geldt niet als het investeringsgoed kan worden gesplitst in 2 zelfstandige goederen, waarvan er 1 uitsluitend voor bedrijfsdoeleinden en 1 uitsluitend privé wordt gebruikt.

Let op!

Er gelden afwijkende regels voor het privégebruik van investeringsgoederen door uw personeel

en voor auto’s (zie hoofdstuk 8).

Als u diensten en niet-investeringsgoederen afneemt die u zowel zakelijk als privé gebruikt, mag u alleen de voorbelasting in aftrek brengen die is toe te rekenen aan het zakelijk gebruik.

U gebruikt goederen en diensten voor belaste omzet en voor vrijgestelde omzet

Als u zowel belaste als vrijgestelde bedrijfsactiviteiten hebt, kunt u alleen de btw voor uw belaste bedrijfsactiviteiten aftrekken. De btw voor vrijgestelde bedrijfsactiviteiten kunt u niet aftrekken. Als u een goed of een dienst zowel voor belaste als vrijgestelde bedrijfsactiviteiten gebruikt, dan moet u de btw splitsen in een aftrekbaar en een niet-aftrekbaar deel. U splitst de btw op basis van de verhouding tussen belaste en vrijgestelde omzet. Als aannemelijk is dat het werkelijk gebruik anders is, splitst u de btw op basis van het werkelijk gebruik voor belaste en vrijgestelde bedrijfsactiviteiten.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   5 Kosten van uw onder neming, vrijstellingen, fiscale aftrekposten en verliesverrekening | 45


Terug naar inhoud

Voorbeeld

Een ondernemer verricht taxivervoer (belast met btw) en ambulancevervoer (vrijgesteld van btw). Ongeveer 80% van de omzet wordt behaald met taxivervoer en de resterende 20% met ambulancevervoer. De ondernemer krijgt de volgende facturen:

–   reparatie taxi: € 1.000 plus € 210 btw

–   aankoop brancard: € 2.000 plus € 420 btw

–   aankoop computer: € 1.000 plus € 210 btw

De ondernemer kan de btw op de reparatie van de taxi volledig aftrekken, omdat deze alleen voor belaste diensten wordt gebruikt. De btw op de aankoop van de brancard is niet aftrekbaar, want deze wordt uitsluitend voor vrijgestelde diensten gebruikt. De ondernemer gebruikt de computer voor het voeren van de bedrijfsadministratie. De btw hierop is aftrekbaar op basis van de omzetverhouding: de ondernemer kan dus 80% van € 210 = € 168 aftrekken.

In het voorbeeld is een deel van de voorbelasting gesplitst op basis van de verhouding tussen belaste en vrijgestelde omzet. Deze verhouding stelt u vast aan de hand van de gegevens over het aangiftetijdvak waarin u de voorbelasting aftrekt. Het kan zijn dat deze verhouding over het hele jaar genomen anders is en dat u te veel of te weinig voorbelasting hebt afgetrokken. U moet deze voorbelasting dan herzien en het verschil invullen op de laatste aangifte van het jaar. Voor investeringsgoederen is de aftrek van voorbelasting nog niet definitief. Als de verhouding tussen belaste en vrijgestelde omzet in de volgende jaren wijzigt, moet u in die jaren de voorbelasting herzien. Voor roerende zaken geldt hiervoor een periode van 4 jaar na ingebruikname en voor onroerende zaken een periode van 9 jaar na ingebruikname.

5.4.2 Wanneer kunt u geen btw aftrekken?

Niet alle voorbelasting over zakelijke kosten en inkopen is aftrekbaar. In sommige gevallen kunt u geen btw aftrekken. Dit is het geval voor de volgende uitgaven:

–   de btw over eten en drinken in een hotel, restaurant, café, pension en dergelijke Wel aftrekbaar is de btw over de overnachtingskosten.

–   de btw over personeelsvoorzieningen, zoals huisvesting, sport en ontspanning, als de totale kosten per persoon per jaar meer bedragen dan € 227 exclusief btw

–   de btw over relatiegeschenken, als de ontvanger van het geschenk recht zou hebben op minder dan 30%

aftrek van voorbelasting als hij het geschenk zelf had gekocht

Maar als de totale kosten per persoon per jaar niet meer bedragen dan € 227, kunt u de btw wel aftrekken.

–   de btw over het verstrekken van drinken en eten aan personeel (regeling bedrijfskantines)

Als u uw personeel gratis of tegen een lage prijs drinken en eten verstrekt, moet u btw terugbetalen over de waarde van de verstrekking als de bevoordeling samen met de bij het 2e gedachtestreepje genoemde personeelsvoorzieningen meer bedraagt dan € 227 per persoon per jaar.

Hebt u nog vragen? Bel dan de BelastingTelefoon: 0800 - 0543.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   5 Kosten van uw onder neming, vrijstellingen, fiscale aftrekposten en verliesverrekening | 46


 

alwrnisj(ripag

9

Picture

Terug naar inhoud

Samenvatting

Voor uw onderneming hebt u bedrijfsruimte nodig. In dit hoofdstuk worden de verschillende mogelijkheden besproken: bedrijfsruimte in een gehuurd pand of in een eigen pand, in een pand dat u helemaal voor uw onderneming gebruikt of in een pand waar u woont en werkt.

Als u uw onderneming in een eigen pand vestigt, moet u bepalen of de bedrijfsruimte tot het ondernemingsvermogen of tot uw privévermogen hoort. Soms kunt u zelf een keus maken. Het kan ook zijn dat u uw pand bouwkundig of administratief moet splitsen in een privégedeelte en een ondernemingsgedeelte. Koopt u een pand voor uw onderneming, dan krijgt u te maken met rechten en verplichtingen voor de inkomstenbelasting, de btw en de overdrachtsbelasting.

Kosten die u voor de bedrijfsruimte maakt, kunt u aftrekken van de opbrengsten van de onderneming. Welke kosten aftrekbaar zijn, is afhankelijk van de situatie. De btw die u in rekening wordt gebracht voor een bedrijfsruimte, kunt u in het algemeen aftrekken als voorbelasting.

Inhoud

6.1      U huurt een pand dat u helemaal voor uw onderneming gebruikt

6.2      U hebt een huurwoning en u gebruikt een deel ervan voor uw onderneming

6.3      Als het pand waarin de onderneming is gevestigd, uw eigendom is: privépand of ondernemingspand?

6.3.1   Afschrijving bedrijfspand

6.4      U hebt een pand in eigendom en u gebruikt het uitsluitend voor uw onderneming

6.5      U hebt een pand in eigendom en u gebruikt het als woning en voor uw onderneming

6.6      Waarmee moet u rekening houden als u een pand koopt voor uw onderneming?

6.6.1      Aankoopkosten meetellen bij waardering van de bedrijfsruimte

6.6.2   Investeringsaftrek

6.6.3   Btw bij aankoop van een bedrijfspand

6.6.4   Kiezen voor belaste aankoop

6.6.5   Verlegging van de btw

6.6.6   Fiscale bewaarplicht

6.6.7   Overdrachtsbelasting


Terug naar inhoud

6 Bedrijfsruimte

U hebt vermoedelijk een ruimte nodig om uw bedrijf of beroep te kunnen uitoefenen, bijvoorbeeld een winkelpand, een praktijkruimte, een werkplaats of een kantoor. Het maakt daarbij verschil of het om een huurpand gaat of om een pand dat uw eigendom is. In het laatste geval moet u altijd vaststellen of het een privépand of ondernemingspand is. Verder is het bij een eigen pand van belang hoe u dit gebruikt: uitsluitend voor uw onderneming of ook als eigen woning. In dit hoofdstuk kunt u lezen waarmee u voor de belastingen rekening moet houden als het om bedrijfsruimte gaat.

6.1   U huurt een pand dat u helemaal voor uw onderneming gebruikt

Als u bedrijfsruimte huurt, kunt u alle kosten die u voor de bedrijfsruimte maakt, aftrekken van de opbrengsten van uw onderneming. Tot deze kosten horen onder meer:

–   de huur

–   de energiekosten, verzekeringskosten, schoonmaakkosten en dergelijke

–   de inrichtingskosten, zoals vloerbedekking, behang, bureau(s) en kastruimte (over deze kosten moet u mogelijk afschrijven)

Let op!

U kunt deze kosten inclusief btw aftrekken, voor zover u de btw niet als voorbelasting kunt

aftrekken. Voor meer informatie zie hoofdstuk 5 en paragraaf 7.4.1.

Afspraken met de verhuurder over de btw

U mag met de verhuurder afspreken dat hij u btw in rekening brengt voor de verhuur van de bedrijfsruimte die u van hem gaat huren. Dit mag alleen als u die btw voor minimaal 90% (bij sommige branches minimaal 70%) als voorbelasting kunt aftrekken. Als u en de verhuurder samen ervoor kiezen de verhuur van het bedrijfspand te belasten met btw, dan moet u in de huurovereenkomst het volgende opnemen:

–   dat de huur belast is met btw

–   vanaf welke datum de belaste huur ingaat

–   een verklaring van u dat u de btw over de huur van het pand voor minimaal 90% (of voor sommige branches 70%) kunt aftrekken als voorbelasting

–   een omschrijving van het pand met de gegevens uit het kadaster

–   de datum waarop uw boekjaar begint

Zowel u als de verhuurder moet de huurovereenkomst ondertekenen.

6.2   U hebt een huurwoning en u gebruikt een deel ervan
voor uw onderneming

Voor de aftrek van kosten van een werkruimte gelden speciale regels. Als u een pand huurt voor bewoning, wilt u misschien een deel ervan voor uw onderneming gaan gebruiken. U richt een klein gedeelte, bijvoorbeeld een kamer, in als atelierruimte. Of u gaat de garage gebruiken als werkplaats. Het deel van de woning dat u voor de onderneming gebruikt, is voor de inkomstenbelasting werkruimte. Gebruikt u een werkruimte in uw woning voor uw onderneming? Dan kunt u in een zeer beperkt aantal gevallen in aanmerking komen voor kostenaftrek. Wilt u weten of de (inrichtings)kosten aftrekbaar zijn?

Gebruik dan het hulpmiddel ‘Werkruimte in de woning’ op onze internetsite.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   6 Bedrijfsruimte | 49


Terug naar inhoud

6.3   Als het pand waarin de onderneming is gevestigd, uw eigendom is: privépand of ondernemingspand?

Als u uw onderneming vestigt in een pand dat uw eigendom is, moet u voor de inkomstenbelasting altijd vaststellen of dat pand een privépand of een ondernemingspand is. Dat heeft gevolgen voor de lange termijn.

Stel dat het pand tot het vermogen van uw onderneming hoort en dat het in waarde stijgt. Die waarde-

stijging is dan winst van uw onderneming. En over die winst moet u te zijner tijd belasting betalen. De

waarde van een pand dat u privé in eigendom hebt, moet u per jaar opgeven als vermogen in box 3 voor de inkomstenbelasting. Omgekeerd: onderhouds- en verbouwingskosten zijn aftrekbaar als het pand van uw onderneming is, maar niet als het pand van u privé is. Van belang is dus: weegt de verwachte waardestijging van het pand op tegen de verwachte kosten? Gebruikt u het pand helemaal voor uw onderneming, dan bent u verplicht het pand in te brengen in uw ondernemingsvermogen. De waarde van het hele pand moet u dan op de balans van uw onderneming zetten.

6.3.1 Afschrijving bedrijfspand

Over het deel van een eigen pand dat u voor uw onderneming gebruikt, schrijft u af. Gebruikt u het hele pand voor uw onderneming, dan kunt u dus over het hele pand afschrijven. De afschrijving op gebouwen wijkt af van de afschrijving op andere bedrijfsmiddelen.

Uitgangspunten voor het bepalen van de afschrijving:

−   De hoogte van de afschrijving hangt af van de gebruiksduur van het pand. Meestal is de gebruiksduur van een pand 30 tot 50 jaar.

−   U moet rekening houden met een restwaarde van het pand. Dit is de waarde die het pand heeft aan het einde van de gebruiksduur.

−   U mag niet afschrijven over grond.

U schrijft af over de aanschafwaarde van het pand. Dit is de koopsom inclusief de aankoopkosten van

het pand. Als u recht hebt op aftrek van btw, neemt u de kosten exclusief de btw op in de aanschafwaarde.

Als u geen recht hebt op aftrek van de btw die aan u is berekend, neemt u de aankoopkosten inclusief

de btw. De aankoopkosten zijn bijvoorbeeld:

− notariskosten

− makelaarskosten

− overdrachtsbelasting

Hoogte van de afschrijving berekenen

De hoogte van de afschrijving berekent u als volgt. De aanschafwaarde van (het ondernemingsgedeelte van)

het pand (= A) vermindert u met (een evenredig deel van) de waarde van de grond, die bij het pand hoort

(= G). Verder houdt u rekening met de restwaarde van het pand (= R) en de gebruiksduur (stel: 50 jaar).

De hoogte van de afschrijving per jaar is A - R - G x 2%.

De toepassing van de jaarlijkse afschrijving op het pand is alleen mogelijk als:

−   de boekwaarde van het pand hoger is dan 50% van de WOZ-waarde (= bodemwaarde)

−   de jaarlijkse afschrijving over uw pand niet groter is dan het verschil tussen de boekwaarde en bodemwaarde

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   6 Bedrijfsruimte | 50


Terug naar inhoud

Bodemwaarde

U mag niet meer afschrijven wanneer de bodemwaarde van het pand is bereikt. Het begrip bodemwaarde is een fiscaal begrip. Het heeft niets te maken met de waarde van de grond. Het is ook niet hetzelfde als de restwaarde. Voor gebouwen die u verhuurt (gebouw ter belegging), geldt de WOZ-waarde als bodemwaarde. Voor gebouwen in eigen gebruik is de bodemwaarde 50% van de WOZ-waarde. Voor het juist berekenen van de afschrijving hebt u dus nodig: de aanschafwaarde, de restwaarde, de boekwaarde en de bodemwaarde.

Voorbeeld afschrijving pand

U hebt een bedrijfspand in eigen gebruik. Het pand heeft een gebruiksduur van 50 jaar. De aanschafwaarde van het pand was € 300.000, en de restwaarde is € 50.000. De boekwaarde aan het begin van het boekjaar is € 200.000. De WOZ­waarde is € 396.000. De bodemwaarde is dus € 198.000 (= 50% van WOZ­waarde).

De normale jaarlijkse afschrijving is 2% van de aanschafwaarde min de restwaarde van het pand: (€ 300.000 ­ € 50.000) x 2% = € 5.000. Maar als u daadwerkelijk € 5.000 zou afschrijven, daalt de boekwaarde beneden de bodemwaarde. U mag in dit jaar dus maar € 2.000 afschrijven. Daarna is de bodemwaarde bereikt en mag u niet meer afschrijven.

6.4   U hebt een pand in eigendom en u gebruikt het
uitsluitend voor uw onderneming

Als u een eigen pand hebt dat u helemaal voor uw onderneming gebruikt, dan bent u verplicht het pand in het ondernemingsvermogen in te brengen. De waarde van het hele pand moet dan op de balans van uw onderneming komen te staan. Over het pand schrijft u af. Daarbij gelden de uitgangspunten die in de vorige paragraaf zijn behandeld.

Kosten aftrekken

Kosten van een eigen pand dat u geheel als bedrijfsruimte gebruikt, kunt u aftrekken van de opbrengsten

van uw onderneming. Tot deze kosten horen onder meer:

–   de energiekosten, verzekeringskosten, schoonmaakkosten en dergelijke

–   de inrichtingskosten, zoals vloerbedekking, behang, bureau(s) en kastruimte (over deze kosten moet u mogelijk afschrijven)

Let op!

Als u recht hebt op aftrek van voorbelasting, kunt u alle btw aftrekken die u voor het pand in rekening wordt gebracht. U kunt de kosten inclusief btw aftrekken, voor zover u de btw niet als voorbelasting kunt aftrekken. Zie voor meer informatie hoofdstuk 5 en paragraaf 7.4.1.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   6 Bedrijfsruimte | 51


Terug naar inhoud

6.5   U hebt een pand in eigendom en u gebruikt het als woning
en voor uw onderneming

Gebruikt u een werkruimte in uw woning voor uw onderneming? In een zeer beperkt aantal gevallen komt u in aanmerking voor kostenaftrek. Meestal kunt u de kosten van de werkruimte niet aftrekken. Wilt u weten of de (inrichtings)kosten aftrekbaar zijn? Gebruik dan het hulpmiddel ‘Werkruimte in de woning’ op onze internetsite.

6.6 Waarmee moet u rekening houden als u een pand koopt
voor uw onderneming?

In deze paragraaf vindt u informatie over diverse regelingen die van belang zijn als u een pand koopt om er uw onderneming in te vestigen.

6.6.1 Aankoopkosten meetellen bij waardering van de bedrijfsruimte

Voor de waardering van bedrijfsruimte op de balans van uw onderneming telt u de aankoopkosten op bij de koopsom. De aankoopkosten zijn bijvoorbeeld: notariskosten, makelaarskosten, overdrachtsbelasting en in rekening gebrachte btw (als u geen recht hebt om die af te trekken als voorbelasting). U mag de koopsom en de aankoopkosten niet in 1 keer aftrekken van de opbrengsten van de onderneming.

6.6.2 Investeringsaftrek

De aankoop van bedrijfsruimte is een investering. Daarom hebt u mogelijk recht op investeringsaftrek als u een pand koopt om er uw onderneming in te vestigen. Koopt u een pand en brengt u maar een deel ervan in uw ondernemingsvermogen in, dan hebt u alleen voor dat deel recht op investeringsaftrek. Voor de grond waar het pand op staat, hebt u nooit recht op investeringsaftrek. Woonhuizen zijn uitgesloten van investeringsaftrek.

6.6.3 Btw bij aankoop van een bedrijfspand

Als u een bedrijfspand koopt van een ondernemer, kunt u te maken krijgen met de btw. De levering van een pand dat langer dan 2 jaar geleden voor het eerst in gebruik is genomen, is vrijgesteld van btw. Als u een pand koopt dat nieuw is of minder dan 2 jaar geleden in gebruik genomen is, moet u wel btw betalen. Bij de koop van een bouwterrein moet u btw betalen, behalve als u de grond koopt van een niet-ondernemer.

Als u een pand koopt dat u gebruikt als bedrijfsruimte voor belaste prestaties én als woonruimte, is het volgende van belang. U beoordeelt of het woongedeelte voldoende zelfstandig is om het af te splitsen van het bedrijfsgedeelte. Dit is bijvoorbeeld het geval als het bedrijfsdeel fysiek afgescheiden is van het woongedeelte en zelfstandig te gebruiken is. Als dat het geval is, kunt u het woongedeelte niet tot het ondernemingsvermogen rekenen. U hebt voor dat deel geen recht op aftrek van voorbelasting. Bij een latere verkoop bent u alleen btw verschuldigd over het bedrijfsgedeelte.

Zijn het woon- en bedrijfsdeel niet te splitsen, dan kunt u kiezen of u het pand geheel of gedeeltelijk tot het privé- of ondernemingsvermogen rekent.

–   Kiest u voor privévermogen? Dan kunt u geen voorbelasting aftrekken. U bent bij een latere verkoop geen btw verschuldigd.

–   Kiest u voor ondernemingsvermogen? Dan is alleen de voorbelasting voor het bedrijfsgedeelte aftrekbaar.

Let op!

Houd er rekening mee dat de verkoop van een pand alleen belast is als de verkoop binnen 2 jaar na 1e ingebruikname plaatsvindt. Als de verkoop niet belast is voor de btw, krijgt u mogelijk wel te maken met herziening van de btw die u in het verleden hebt afgetrokken.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   6 Bedrijfsruimte | 52


Terug naar inhoud

6.6.4 Kiezen voor belaste aankoop

Als u een bedrijfspand koopt dat vrijgesteld is van btw, kunt u er samen met de verkoper toch voor kiezen om btw te betalen over de aankoop. Dit is mogelijk als u de btw van de aankoop voor minimaal 90% kunt aftrekken als voorbelasting. Dat is het geval als u het pand voor minimaal 90% gaat gebruiken voor belaste bedrijfsactiviteiten (voor sommige branches geldt een minimumeis van 70%). Dit geldt voor het jaar waarin u het pand koopt en voor het boekjaar daarna.

In de volgende gevallen is het niet mogelijk om te kiezen voor belaste verkoop van een bedrijfspand:

–   De verkoop van het bedrijfspand is onderdeel van de verkoop van het hele bedrijf.

–   De verkoper valt onder de landbouwregeling.

6.6.5 Verlegging van de btw

Meestal is degene die de goederen levert, btw verschuldigd. Maar als de verkoop van een bedrijfspand op verzoek met btw wordt belast, is niet de verkoper, maar de koper de btw verschuldigd. De verkoper brengt de koper dus geen btw in rekening. De btw wordt verlegd van de verkoper naar de koper van het pand. Dit heet een verleggingsregeling. De koper moet de btw op zijn aangifte invullen en kan deze btw op dezelfde aangifte weer aftrekken als voorbelasting. De verkoper geeft in zijn aangifte aan dat hij de btw heeft verlegd.

6.6.6 Fiscale bewaarplicht

Documenten die te maken hebben met de koop of verkoop van een bedrijfspand, zoals een notariële akte,

moet u 10 jaar bewaren.

6.6.7 Overdrachtsbelasting

Als u een pand koopt, bent u overdrachtsbelasting verschuldigd. De overdrachtsbelasting is niet aftrekbaar als kosten van de onderneming. U moet de overdrachtsbelasting optellen bij de boekwaarde van het pand. Als de aankoop van een pand belast is met btw, geldt er mogelijk een vrijstelling van de overdrachtsbelasting. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw belastingkantoor.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   6 Bedrijfsruimte | 53


Picture

Terug naar inhoud

7

Investeren

en inkopen


Terug naar inhoud

Samenvatting

Dit hoofdstuk gaat over de gevolgen op belastinggebied van investeren in bedrijfsmiddelen en inkopen van goederen voor de onderneming.

Investeren in bedrijfsmiddelen heeft belangrijke gevolgen. U kunt niet alle kosten van bedrijfsmiddelen aftrekken in het jaar van aanschaf, maar u moet de aanschafkosten spreiden over een aantal jaren: afschrijven. Voor veel investeringen hebt u recht op investeringsaftrek, maar daar kan later een desinvesteringsbijtelling tegenover staan als u het bedrijfsmiddel binnen 5 jaar verkoopt.

Als u goederen inkoopt, kan er een voorraad ontstaan. In dit hoofdstuk vindt u enkele regels voor voorraden, onder meer over waardering en onttrekking voor privégebruik.

De btw die uw leveranciers u in rekening brengen, kunt u meestal als voorbelasting aftrekken van de btw die u verschuldigd bent over uw omzet.

Inhoud

7.1   Inkopen: wat is het en waarmee krijgt u te maken?

7.2   Investeren: wat is het en waarmee krijgt u te maken?

7.2.1   Wat is afschrijven?

7.2.2   Wat is investeringsaftrek?

7.3      Voorraden houden: wat betekent dat voor uw onderneming?

7.3.1      Welke bijzondere regels zijn er voor waardering van de voorraad?

7.4   Hoe trekt u de btw af die u hebt betaald?

7.4.1   Welke btw is niet aftrekbaar als voorbelasting?


Terug naar inhoud

7 Investeren en inkopen

Als ondernemer wilt u winst maken. Dat doet u door aan uw klanten goederen te verkopen en diensten te verrichten. Vaak moet u daarvoor eerst goederen kopen of diensten van anderen betrekken. Bij het betrekken van goederen of diensten van anderen moet onderscheid worden gemaakt tussen kosten maken, inkopen en investeringen doen.

Wat kosten zijn en hoe u die moet behandelen, staat in hoofdstuk 5. Van inkopen is sprake als u goederen koopt die u wilt gaan verkopen, eventueel nadat u ze hebt bewerkt. U kunt ook diensten inkopen en die vervolgens weer verkopen.

Investeringen zijn alle aanschaffingen van goederen die gedurende een langere periode (een aantal jaren) in uw onderneming kunnen worden gebruikt: de bedrijfsmiddelen. Een voorbeeld van een bedrijfsmiddel is een computer die u gekocht hebt voor het bijhouden van de administratie van de onderneming.

Andere ondernemers brengen u op hun leveringen en diensten btw in rekening. Als u zelf goederen levert of diensten verricht die met btw zijn belast, kunt u de btw die aan u in rekening is gebracht meestal aftrekken van de btw die u moet betalen. Voor de aftrek van btw kan het van belang zijn of de uitgaven die u doet, betrekking hebben op kosten, inkopen of investeringen.

7.1   Inkopen: wat is het en waarmee krijgt u te maken?

Inkopen wil zeggen dat u goederen en diensten inkoopt voor uw onderneming. U koopt bijvoorbeeld grondstoffen, hulpstoffen en halffabricaten om te verwerken tot een eindproduct, of u bestelt uw handelsvoorraad. Dat zijn allemaal zaken die u als ondernemer inkoopt om uw producten te maken of uw diensten te verlenen.

Wanneer u goederen en diensten voor uw onderneming inkoopt, krijgt u ook te maken met de btw. Uw leveranciers brengen u btw in rekening. De btw die u aan hen betaalt, mag u op uw beurt meestal weer aftrekken van de btw die u aan ons moet betalen. In paragraaf 7.4 kunt u lezen hoe dat precies in zijn werk gaat.

Het kan ook zijn dat u inkoopt van particulieren. Particulieren brengen u geen btw in rekening. Als u van particulieren inkoopt, dan kan er voor u een andere regeling gelden: de margeregeling (zie paragraaf 9.10).

7.2   Investeren: wat is het en waarmee krijgt u te maken?

Investeren wil zeggen dat u bedrijfsmiddelen voor uw onderneming koopt. Bedrijfsmiddelen hebt u nodig om uw producten te kunnen maken of uw diensten te kunnen verlenen. Bij investeren moet u denken aan het aanschaffen van machines, transportmiddelen, gereedschappen, inventaris en dergelijke. Maar ook goodwill of vergunningen kunt u beschouwen als investeringen.

De waarde van een bedrijfsmiddel kan in de loop van de tijd door allerlei factoren dalen. Een machine slijt, waardoor deze niet meer optimaal functioneert. Een computer daalt in waarde, doordat er steeds snellere systemen op de markt komen.

Als u gaat investeren in bedrijfsmiddelen, heeft dat meestal 2 belangrijke gevolgen voor de
inkomstenbelasting:

–   U moet afschrijven op de aanschafprijs van de investeringen (zie paragraaf 7.2.1).

–   U kunt investeringsaftrek krijgen (zie paragraaf 7.2.2).

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   7 Investeren en inkopen | 56


Terug naar inhoud

Tip!

U hebt de gegevens van uw investeringen nodig voor het invullen van uw aangifte. Bewaar

daarom uw aankoopnota’s en de facturen overzichtelijk bij elkaar.

7.2.1 Wat is afschrijven?

Bij het bepalen van de winst houdt u rekening met de aanschafkosten van de bedrijfsmiddelen: u trekt die kosten af van de opbrengsten. Omdat bedrijfsmiddelen een aantal jaren meegaan, mag u niet alle kosten van de opbrengsten aftrekken in het jaar van aanschaf. In plaats daarvan moet u afschrijven. Dat houdt in dat u de kosten verdeelt over de jaren waarin u het bedrijfsmiddel gebruikt. In elk jaar kunt u dus een deel van de kosten van de opbrengsten aftrekken.

Let op!

Op bedrijfsmiddelen die minder kosten dan € 450, hoeft u niet af te schrijven. U mag die kosten

volledig aftrekken in het jaar van aanschaf.

Hoe berekent u het bedrag van de afschrijving?

Om te kunnen afschrijven op een bedrijfsmiddel, moet u het bedrag bepalen dat u jaarlijks mag afschrijven.

Daarvoor hebt u 3 gegevens nodig:

–   de aanschafkosten

De aanschafkosten bestaan uit:

de aanschafprijs

+   de aankoopkosten, zoals de notariskosten bij aankoop van onroerend goed

+   de installatiekosten en de kosten van het bedrijfsklaar maken (bijvoorbeeld de kosten van plaatsing van het bedrijfsmiddel door een ander dan de leverancier)

-   kortingen en subsidies, ook als u die achteraf krijgt

–   de restwaarde

De restwaarde is de geschatte waarde die het bedrijfsmiddel vermoedelijk nog heeft op het moment dat u het niet meer kunt gebruiken voor de uitoefening van uw onderneming. Voor het bepalen van de restwaarde kunt u overleggen met de leverancier van het bedrijfsmiddel. Deze leverancier kan meestal goed inschatten wat het bedrijfsmiddel na verloop van tijd nog waard is.

–   de vermoedelijke gebruiksduur (in hele jaren)

In principe is de vermoedelijke gebruiksduur de technische levensduur van het bedrijfsmiddel, dus de periode totdat het helemaal versleten is. Maar u mag uitgaan van de economische levensduur als die korter is dan de technische levensduur. De economische levensduur van een bedrijfsmiddel is verstreken als het geen economisch nut meer heeft voor uw onderneming, ook al is het technisch nog in goede staat.

Let op!

Bij installatiekosten en de kosten voor bedrijfsklaar maken kunt u de btw optellen, voor zover u

die niet als voorbelasting kunt aftrekken.

De meestgebruikte methode om de afschrijving te berekenen is de lineaire methode. U schrijft dan per jaar een vast percentage af van het verschil tussen de aanschafkosten en de restwaarde. De formule voor deze berekening van de afschrijving luidt: afschrijving per jaar = (aanschafkosten - restwaarde) : vermoedelijke gebruiksduur.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   7 Investeren en inkopen | 57


Terug naar inhoud

Voorbeeld

U schaft een machine aan. De aanschafprijs van deze machine bedraagt € 30.000, de

vermoedelijke gebruiksduur is 10 jaar en de restwaarde na 10 jaar is € 5.000.

Berekening van de afschrijving: (€ 30.000 - € 5.000) : 10 = € 2.500 per jaar.

Als u een bedrijfsmiddel maar een deel van het jaar hebt, dan mag u alleen over dat deel
afschrijven. Stel dat u de machine op 1 oktober 2017 koopt, dan mag u over 2017 afschrijven:
3/12 x € 2.500 = € 625

Let op!

De afschrijving is per jaar maximaal 20% van de aanschafkosten van het bedrijfsmiddel. Voor

goodwill geldt een percentage van maximaal 10%.

Afschrijving gebouwen

Het bedrag dat u jaarlijks mag afschrijven op gebouwen is beperkt. Deze beperking houdt in dat de boekwaarde van een gebouw niet onder de bodemwaarde mag komen. Voor gebouwen die u verhuurt (gebouw ter belegging) wordt de WOZ-waarde als bodemwaarde aangehouden. Voor gebouwen in eigen gebruik is de bodemwaarde 50% van de WOZ-waarde.

Let op!

Er kan niet meer worden afgeschreven wanneer de bodemwaarde van het pand is bereikt. Het

begrip bodemwaarde is een fiscaal begrip en heeft niets te maken met de waarde van de grond.

Voor startende ondernemers: willekeurige afschrijving

In sommige gevallen mag u als startende ondernemer afwijken van de normale manier van afschrijven, zoals hiervoor beschreven. U mag dan willekeurig afschrijven. Dat wil zeggen dat u zelf mag bepalen wanneer u de totale afschrijvingskosten aftrekt. Een voordeel van willekeurig afschrijven op de korte termijn is dat u door veel af te schrijven minder winst hebt (of zelfs verlies lijdt). U betaalt dan dus minder belasting of u krijgt zelfs belasting terug.

Let op!

Willekeurige afschrijving is niet verplicht. Als u veel afschrijft, bereikt uw bedrijfsmiddel eerder
zijn restwaarde en kunt u er daarna niets meer op afschrijven. Hierdoor wordt uw winst in latere
jaren hoger en betaalt u dan meer belasting. U moet dus zelf bepalen wat voor u het gunstigste
is: veel afschrijven of afschrijven volgens de gangbare methode.

Willekeurig afschrijven kan alleen als u aan de volgende 2 voorwaarden voldoet:

–   U drijft de onderneming in de vorm van een eenmanszaak, maatschap, cv of vof.

–   U hebt recht op startersaftrek.

Daarnaast gelden voor het afschrijven ook nog de volgende regels:

–   U mag alleen willekeurig afschrijven over bedrijfsmiddelen die u aanschaft in de jaren dat u recht hebt op startersaftrek of in het jaar ervoor (het aanloopjaar).

–   U mag alleen willekeurig afschrijven over bedrijfsmiddelen waarvoor u recht hebt op de
kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.

–   Investeringen in bedrijfsmiddelen komen tot een maximum van € 312.176 per kalenderjaar in aanmerking voor willekeurige afschrijving. Komen uw totale investeringen in een bepaald jaar boven deze grens uit, dan mag u zelf kiezen over welke bedrijfsmiddelen u willekeurig afschrijft.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   7 Investeren en inkopen | 58


Terug naar inhoud

Let op!

U moet de boekwaarde (de aanschafwaarde min de afschrijvingen) van het bedrijfsmiddel
waarop willekeurig is afgeschreven aanpassen, als zich binnen 5 jaar na het begin van het jaar
waarin u de investering deed, 1 van de volgende situaties voordoet:

–   U verhuurt het bedrijfsmiddel.

–   Op de winst die u met het bedrijfsmiddel maakt, is een regeling van toepassing ter voorkoming van dubbele belasting (door Nederland en een ander land).

–   U gebruikt het bedrijfsmiddel voor het bosbedrijf.

In deze gevallen moet u de boekwaarde van het bedrijfsmiddel bepalen op basis van de waarde die het gehad zou hebben als u niet willekeurig had afgeschreven.

Milieuvriendelijke investeringen

Investeringen in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen kunt u willekeurig afschrijven. Dit noemen we de willekeurige afschrijving milieu-investeringen (Vamil). U hoeft bij deze milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen niet uit te gaan van de vermoedelijke gebruiksduur. Milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen staan op de ‘Milieulijst MIA\Vamil’ van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl).

Let op!

De ‘Milieulijst MIA\Vamil’ is een gecombineerde lijst voor de regelingen MIA (zie paragraaf 7.2.2) en Vamil. Let goed op de gebruikte codes om te bepalen of u het bedrijfsmiddel willekeurig kunt afschrijven.

Milieubedrijfsmiddelen die op de milieulijst staan, mag u voor maximaal 75% willekeurig afschrijven.

Op de overige 25% past u de normale afschrijving toe. Daarvoor mag u zelf bepalen hoe en wanneer u deze

bedrijfsmiddelen afschrijft.

Wilt u gebruikmaken van de Vamil? Geef dat op tijd door via het e-loket van RVO.nl. Meer informatie vindt u op rvo.nl.

7.2.2 Wat is investeringsaftrek?

De investeringsaftrek is een bedrag dat u kunt aftrekken van de winst als u hebt geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen. Door de investeringsaftrek wordt uw winst lager en betaalt u dus minder belasting. De kans is groot dat u als ondernemer van deze regelingen kunt profiteren. Er zijn 3 soorten investeringsaftrek mogelijk:

–   de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek

–   de energie-investeringsaftrek

–   de milieu-investeringsaftrek

Om voor deze investeringsaftrekken in aanmerking te komen, moet u voldoen aan voorwaarden. Meer informatie hierover vindt u op onze internetsite bij ‘Investeringsaftrek en desinvesteringsbijtelling’.

Wanneer kunt u investeringsaftrek toepassen?

U investeert in een bedrijfsmiddel in het jaar waarin u het koopt en dus een betalingsverplichting aangaat. In dat jaar kunt u de investeringsaftrek toepassen. Misschien neemt u een bedrijfsmiddel nog niet in het jaar van de investering in gebruik. Dan moet u soms een deel van de investeringsaftrek doorschuiven naar een later jaar.

Let op!

U moet de investeringsaftrek aanvragen in het jaar waarin u de verplichting bent aangegaan, ook

als dit in dat jaar nog niet tot aftrek leidt. U kunt dit aangeven in de jaarstukken bij de aangifte.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   7 Investeren en inkopen | 59


Terug naar inhoud

Voor welke investeringen hebt u geen recht op investeringsaftrek?

Voor sommige investeringen hebt u geen recht op investeringsaftrek. Het gaat om:

–   investeringen in bepaalde bedrijfsmiddelen, zoals woonhuizen, grond, dieren, vaartuigen voor representatieve doeleinden, effecten, vorderingen, goodwill en publiekrechtelijke vergunningen

–   personenauto’s die niet bestemd zijn voor beroepsvervoer (maar u kunt wel milieu-investeringsaftrek krijgen op bijvoorbeeld elektrische auto’s)

–   bedrijfsmiddelen die zijn bestemd voor gebruik in het buitenland

–   bedrijfsmiddelen die minder dan € 450 per stuk kosten voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, of minder dan € 2.500 per stuk kosten voor de energie- en de milieu-investeringsaftrek

–   bedrijfsmiddelen zoals gereedschap die u van uw privévermogen overbrengt naar het vermogen van uw onderneming

–   investeringen waarvoor u verplichtingen aangaat tegenover personen die horen tot uw huishouden,

bloed- en aanverwanten in de rechte lijn of personen die horen tot hun huishouden

Als u bijvoorbeeld een bedrijfsmiddel koopt van uw vader, hebt u geen recht op investeringsaftrek.

–   als u een bv hebt: investeringen waarvoor de bv verplichtingen aangaat tegenover personen of rechtspersonen (bijvoorbeeld bv’s en nv’s) die een nauwe band met uw eigen bv hebben

Als u bijvoorbeeld aandeelhouder bent van een bv en u verkoopt een bedrijfsmiddel aan de bv, dan heeft de bv geen recht op investeringsaftrek. Ook in de omgekeerde situatie – u bent de ondernemer en u koopt een bedrijfsmiddel van de bv waarvan u aandeelhouder bent – bestaat in principe geen recht op investeringsaftrek. U kunt verzoeken om ontheffing voor de uitsluiting van de investerings aftrek. Bel voor meer informatie de BelastingTelefoon: 0800 - 0543.

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek

Als u in 2017 een bedrag tussen € 2.301 en € 312.176 investeert in bedrijfsmiddelen voor uw onderneming, dan kunt u in aanmerking komen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. De bedrijfsmiddelen waarin u investeert, moeten dan wel in aanmerking komen voor investeringsaftrek

Hoe hoog de investeringsaftrek is, hangt af van uw totale investeringen in een jaar (zie tabel 7.1). Als

uw onderneming een gebroken boekjaar heeft, past u de tabel toe van het jaar waarin u de investering hebt

gedaan. Meer informatie hierover vindt u op onze internetsite bij ‘Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek 2017’.

De volgende bedrijfsmiddelen komen niet in aanmerking voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek:

−   bedrijfsmiddelen die minder dan € 450 kosten

−   bedrijfsmiddelen die zijn bestemd voor verhuur

Tabel 7.1: Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek in 2017

 

Investering

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek

Niet meer dan € 2.300

0%

 

€ 2.301 t/m € 56.192

28%

€ 56.193 t/m € 104.059

€ 15.734

 

€ 104.060 t/m € 312.176

Meer dan € 312.176

€ 15.734 verminderd met 7,56% van het deel van het investeringsbedrag boven de € 104.059

0%

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   7 Investeren en inkopen | 60


Terug naar inhoud

Energie-investeringsaftrek

Als u in 2017 investeert in bedrijfsmiddelen die in het belang zijn van een doelmatig gebruik van energie (inclusief de eventuele kosten van een Energie Prestatie Advies), doet u energie-investeringen. Voor die investeringen kunt u onder bepaalde voorwaarden, naast de kleinschaligheids investeringsaftrek, de energie-investeringsaftrek toepassen.

De hoofdlijnen van de regeling voor de energie-investeringsaftrek zijn:

–   Het bedrijfsmiddel waarvoor u aftrek vraagt, mag nog niet eerder zijn gebruikt. Ook niet door een ander.

–   Het bedrijfsmiddel moet op de ‘Energie-investeringsaftrek (EIA) Energielijst 2017’ staan. U vindt deze lijst op rvo.nl.

–   Het investeringsbedrag per bedrijfsmiddel is minimaal € 2.500.

–   U moet uw voornemen om te investeren op tijd digitaal melden bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

De energie-investeringsaftrek is 55,5% van uw energie-investeringen in het boekjaar. Voor de energieinvesteringsaftrek geldt een maximuminvesteringsbedrag van € 120.000.000. Op rvo.nl vindt u meer informatie over de energie-investeringsaftrek.

Milieu-investeringsaftrek

Investeringen in nieuwe bedrijfsmiddelen die milieuvriendelijk zijn, komen in aanmerking voor de milieu-investeringsaftrek (MIA). Milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen staan op de ‘Milieulijst MIA\Vamil’ van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl).

Let op!

De ‘Milieulijst MIA\Vamil’ is een gecombineerde lijst voor de regelingen MIA (zie paragraaf 7.2.2)
en Vamil. Let goed op de gebruikte codes om te bepalen of u voor het bedrijfsmiddel de
milieuinvesteringsaftrek kunt gebruiken.

Als het bedrijfsmiddel op de milieulijst staat en het investeringsbedrag is minimaal € 2.500, dan mag u 13,5%, 27% of 36% van het investeringsbedrag aftrekken van de winst. U moet de investering wel op tijd digitaal melden bij RVO.nl.

Sommige kosten van een milieuadvies kunt u ook tot de investeringskosten van die milieu-investering rekenen. U moet hiervoor een verzoek indienen bij uw aangifte. Bel voor meer informatie over deze regeling de BelastingTelefoon: 0800 - 0543. Op rvo.nl vindt u meer informatie over de

milieu-investeringsaftrek.

Let op!

U kunt voor hetzelfde bedrijfsmiddel geen energieinvesteringsaftrek én milieuinvesterings-

aftrek tegelijk krijgen.

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek bij samenwerkingsverbanden

Als u uw onderneming uitoefent in een samenwerkingsverband, moet u voor de bepaling van het percentage van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek uitgaan van het hele samenwerkingsverband. Dit houdt in dat alle individuele investeringen worden samengeteld. Op het gezamenlijke bedrag wordt het percentage van de aftrek gebaseerd.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   7 Investeren en inkopen | 61


Terug naar inhoud

Verkoop binnen 5 jaar na de investering: desinvesteringsbijtelling

Als u een bedrijfsmiddel verkoopt binnen 5 jaar na het begin van het jaar waarin u deze investering deed, dan moet u de investeringsaftrek die u ervoor hebt gekregen, of een deel daarvan, ‘terugbetalen’. U moet dan uw winst in het jaar van verkoop verhogen met de desinvesteringsbijtelling. Dat is als het ware het spiegelbeeld van de investeringsaftrek.

Let op!

Als u in 2017 voor € 2.300 of minder aan bedrijfsmiddelen verkoopt, hoeft u geen

desinvesterings bijtelling toe te passen.

Als ‘verkopen’ wordt voor de desinvesteringsbijtelling ook beschouwd:

–   het bestemmen van het bedrijfsmiddel voor verhuur

–   het overbrengen van het bedrijfsmiddel naar uw privévermogen

–   het niet binnen 12 maanden na de investering in gebruik nemen van het bedrijfsmiddel én
binnen die periode ook nog geen 25% van de aankoopprijs betaald hebben

–   het zodanig wijzigen van het gebruik van het bedrijfsmiddel, dat het niet meer voldoet aan
de voorwaarden die gesteld zijn voor het krijgen van investeringsaftrek

–   het niet binnen 3 jaar in gebruik nemen van het bedrijfsmiddel

Voor de berekening van de desinvesteringsbijtelling geldt het volgende:

–   Als de verkoopprijs lager is dan de aanschafwaarde, is de bijtelling een percentage van de verkoopprijs. Het gaat om het percentage dat u in het jaar van aanschaf ook voor de investeringsaftrek hebt toegepast.

–   Als de verkoopprijs hoger is dan de aanschafwaarde, is de bijtelling gelijk aan het bedrag dat u aan investeringsaftrek voor het bedrijfsmiddel hebt afgetrokken in het jaar van aankoop.

7.3   Voorraden houden: wat betekent dat voor uw onderneming?

Voorraden kunnen bestaan uit grondstoffen, hulpstoffen, halffabricaten en eindproducten. U hebt bijvoorbeeld grondstoffen ingekocht en u kunt die nog niet direct verwerken. Of u hebt een voorraad eindproducten gereed, maar u hebt daarvoor nog geen afnemers.

De voorraden van uw onderneming vertegenwoordigen een bepaalde waarde. De waarde van uw voorraden verwerkt u in uw balans. Hoe u de waarde van uw voorraden bepaalt en welke regels daarvoor gelden, kunt u hierna lezen.

7.3.1 Welke bijzondere regels zijn er voor waardering van de voorraad?

Het inkopen van goederen voor uw onderneming heeft op zichzelf geen gevolgen voor de

inkomstenbelasting. Maar door het inkopen ontstaat een goederenvoorraad. Daarvoor bestaan wel enkele bijzondere regels.

Waardering van voorraden

Aan het eind van elk boekjaar bepaalt u de waarde van de voorraden die op dat moment in uw onderneming aanwezig zijn. In de regel moet u de voorraad waarderen tegen kostprijs. Alleen voor incourante (moeilijk verhandelbaar gebleken) goederen, zoals kleren en schoenen die uit de mode zijn, mag u een lagere waarde nemen dan de kostprijs. In dat geval behandelt u het verschil tussen de kostprijs en de lagere waarde als kosten, die u aftrekt van de opbrengsten.

Bent u detaillist in textiel, kleding, meubelen of stoffering, dan geldt: als u gaat afwaarderen, moet u vaste percentages toepassen. Bel voor meer informatie de BelastingTelefoon: 0800 - 0543.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   7 Investeren en inkopen | 62


Terug naar inhoud

Privégebruik

Het komt voor dat u goederen van uw onderneming uit de voorraad haalt om ze privé te gebruiken (onttrekkingen). U hebt bijvoorbeeld een doe-het-zelfzaak en u neemt een paar blikken verf uit de voorraad om uw woning te schilderen. De waarde van deze goederen mag u niet meetellen als inkoopkosten. De btw die u bij de aanschaf van de blikken hebt afgetrokken, bent u nu weer verschuldigd. U hebt de blikken aan uzelf geleverd.

Houd alle onttrekkingen voor privégebruik bij in uw administratie. U hebt de gegevens nodig voor het bepalen van de winst.

7.4   Hoe trekt u de btw af die u hebt betaald?

De btw die uw leveranciers u in rekening brengen als u goederen inkoopt of investeringen doet, kunt u meestal als voorbelasting aftrekken. Bij investeringsgoederen is de aftrek van voorbelasting in het jaar van aanschaf nog niet definitief. Een aantal jaren na het jaar waarin de investering in gebruik is genomen, kan de aftrek van de voorbelasting worden herzien. U moet daarbij onderscheid maken tussen roerende en onroerende zaken.

–   Bij roerende investeringsgoederen kan de voorbelasting worden herzien tot 4 jaar na het jaar waarin u de investering in gebruik hebt genomen. In de praktijk krijgt u bijna alleen met herziening te maken als u zowel omzet maakt die met btw is belast, als omzet die is vrijgesteld van btw.

–   Bij onroerende zaken kan de voorbelasting worden herzien tot 9 jaar na het jaar waarin u de investering in gebruik hebt genomen. U hebt met de herziening te maken als u zowel met btw belaste omzet maakt als van btw vrijgestelde omzet. Verder spelen de herzieningsregels ook een belangrijke rol als u een onroerende zaak binnen de termijn van 9 jaar (met vrijstelling van btw) verkoopt. Dus ook als uw gewone omzet volledig belast is met btw, kunt u bij de verkoop van een onroerende zaak toch te maken krijgen met herziening van voorbelasting. U hebt ook te maken met herziening bij een toe- of afname van het privégebruik van onroerende investeringsgoederen (zie paragraaf 5.4.1).

Let op!

Mag u bij de aankoop van een goed geen btw of niet alle btw aftrekken? En verkoopt u datzelfde
goed later – binnen de herzieningsperiode – en brengt u daarbij wel btw in rekening? Dan mag u
voor de eerdere aankoop alsnog (een deel van) de btw aftrekken.

7.4.1 Welke btw is niet aftrekbaar als voorbelasting?

De volgende btw kunt u niet als voorbelasting aftrekken:

–   de btw die u betaalt over goederen en diensten die verband houden met vrijgestelde leveringen en diensten die u verricht

–   de btw die u betaalt over privéaankopen (goederen en diensten die u in zijn geheel niet in uw onderneming gebruikt)

–   de btw die u betaalt over sommige relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen (zie paragraaf 5.4.2 voor de specifieke regels)

–   de btw die u betaalt over eten en drinken in de horeca

Gemengd gebruik: niet alle voorbelasting aftrekbaar

Bij gemengd gebruik van goederen en diensten kunt u mogelijk maar een deel van de betaalde

voorbelasting aftrekken. Er zijn 2 gevallen van gemengd gebruik:

–   U gebruikt goederen of diensten niet alleen zakelijk, maar ook privé. De aftrek van voorbelasting is afhankelijk van uw keuze voor privé- of ondernemingsvermogen, van de vraag of het gaat om roerende of onroerende zaken (zie paragraaf 5.4) en van de vraag of er sprake is van een investeringsgoed.

–   U verricht belaste en vrijgestelde leveringen en diensten. In dat geval moet u de betaalde voorbelasting splitsen in een aftrekbaar en een niet-aftrekbaar deel (zie paragraaf 5.4).

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   7 Investeren en inkopen | 63


 
Picture
 

Terug naar inhoud

8

Autokosten

 

Terug naar inhoud

Samenvatting

In dit hoofdstuk worden de autokosten van uw onderneming behandeld. Als ondernemer kunt u kiezen uit 2 mogelijkheden: – U rijdt in een auto van uw onderneming (uw onderneming

heeft bijvoorbeeld een auto gekocht of geleaset).

– U rijdt in een auto van uzelf.

Als u in een auto van uw onderneming rijdt, dan komen de autokosten voor rekening van uw onderneming. Die kosten kunt u voor de inkomstenbelasting aftrekken van de opbrengsten van uw onderneming. Over bepaalde kosten kunt u ook de btw aftrekken. Gebruikt u de auto van uw onderneming ook privé, dan hebt u daar zelf voordeel van. U verrekent dit privégebruik met de autokosten van uw onderneming volgens bepaalde regels. Er gelden andere regels voor ondernemers die bijna alleen maar zakelijke ritten met de auto van hun onderneming maken en voor ondernemers die rijden in een bestelauto die alleen bestemd is voor het vervoer van goederen.

Als u uw eigen auto voor uw onderneming gebruikt, dan hebt u voor de zakelijke ritten recht op een kilometervergoeding. Het bedrag van die vergoeding mag u van de opbrengsten van uw onderneming aftrekken. Over bepaalde kosten mag u btw aftrekken. Als uw werknemer in zijn eigen auto zakelijke ritten voor uw onderneming maakt, dan kunt u hem daarvoor een belastingvrije kilometervergoeding betalen.

Inhoud

8.1   Uw autokosten

8.2   Keuzemogelijkheden auto

8.2.1   Keuzemogelijkheden voor de inkomstenbelasting

8.2.2   Keuzemogelijkheden voor de btw

8.3   U rijdt in een auto van uw onderneming

8.3.1      Uw eigen auto wordt een auto van uw onderneming

8.3.2   U koopt een auto voor uw onderneming

8.3.3   U leaset een auto voor uw onderneming

8.3.4   U maakt gebruik van de auto van uw opdrachtgever

8.4   Privégebruik van een auto van uw onderneming

8.4.1   Gevolgen voor de winstberekening

8.4.2   Gevolgen voor de btw

8.5   U rijdt in uw privéauto

8.6      Uw werknemer rijdt in zijn eigen auto voor uw onderneming

8.7      Uw werknemer rijdt in een auto van uw onderneming

8.8   Bestelauto of personenauto?

8.9   Auto met buitenlands kenteken


Terug naar inhoud

8 Autokosten

U hebt misschien een personenauto of een bestelauto nodig om uw klanten te bezoeken, uw producten te bezorgen of om gewoon van huis naar uw bedrijf te rijden. In dit hoofdstuk kunt u lezen waarmee u rekening moet houden als u een auto gebruikt voor uw onderneming.

8.1   Uw autokosten

Enkele autokosten waarmee u te maken kunt krijgen.
– motorrijtuigenbelasting

–   belasting van personenauto’s en motorrijwielen (bpm)

–   verzekeringspremies, onderhoud, reparatie en leasekosten

– afschrijving

– brandstofkosten

–   belasting zware motorrijtuigen (bzm)

Motorrijtuigenbelasting

Als u een personenauto, bestelauto of vrachtauto gekocht hebt, laat u de auto op uw naam schrijven. Hiermee hebt u aangifte gedaan en bent u dus motorrijtuigenbelasting verschuldigd. Het maakt geen verschil of u nu met de auto de weg op gaat of deze op privéterrein laat staan.

Bpm

Als ondernemer kunt u ook te maken krijgen met de belasting van personenauto’s en motorrijwielen

(bpm). Wanneer u een nieuwe bestelauto koopt, kan een vrijstelling van bpm van toepassing zijn.

U moet dan wel voldoen aan een aantal voorwaarden:

–   U bent ondernemer voor de btw en in het bezit van een btw-nummer.

–   De bestelauto staat op uw naam of is geregistreerd op naam van de rechtspersoon van uw bedrijf.

–   U gebruikt de bestelauto meer dan bijkomstig voor uw onderneming. Dit betekent dat u de auto voor meer dan 10% van de jaarlijks verreden kilometers voor uw onderneming gebruikt.

Let op!

Als u als ondernemer de bestelauto niet meer gebruikt, bijvoorbeeld bij beëindiging van de

onderneming of door verkoop van de auto, dan moet u alsnog (een deel van) de bpm betalen.

U moet hiervan zelf aangifte doen. De betaling van de bpm betreft alleen de 1e 5 jaar na de

1e registratie van de bestelauto. Na deze periode hoeft u geen bpm meer te betalen.

Wanneer u de bestelauto binnen 5 jaar na de 1e registratie aan een andere ondernemer verkoopt en deze ondernemer voldoet ook aan de vrijstellingsvoorwaarden, dan hoeft u de verschuldigde bpm niet te betalen. Eventuele bpm komt dan voor rekening van deze ondernemer wanneer hij de bestelauto binnen die 5 jaar niet meer gebruikt voor zijn onderneming. In uw administratie moet u wel een verklaring opnemen waarin u en de koper de verkoop van de bestelauto bevestigen. U kunt hiervoor het formulier ‘Bestelauto - Bpm doorschuifregeling ondernemers (niet voor taxi en openbaar vervoer)’ gebruiken. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

Bent u ondernemer in de autobranche en vraagt u regelmatig kentekens voor personenauto’s aan?

Dan kunt u een bpm-vergunning aanvragen. Met deze vergunning mag u de bpm achteraf per maand of kwartaal betalen.

U komt in aanmerking voor een bpm-vergunning als u:

–   regelmatig kentekens aanvraagt

–   zekerheid kunt stellen, bijvoorbeeld door een bankgarantie

–   aan bepaalde administratieve verplichtingen voldoet

–   een RDW-vergunning hebt

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   8 Autokosten | 66


Terug naar inhoud

U kunt de vergunning aanvragen bij uw belastingkantoor.

Afschrijving

Auto’s verliezen hun waarde in de loop der jaren. Houd daarom rekening met de afschrijving op uw auto.

Brandstofkosten

De soort brandstof bepaalt onder meer de hoogte van de motorrijtuigenbelasting. Welke brandstof voor u voordelig is, hangt onder meer af van het aantal kilometers dat u per jaar rijdt. U kunt daar bij de ANWB of de BOVAG meer informatie over krijgen.

Belasting zware motorrijtuigen (bzm)

Als u een vrachtauto hebt, moet u daar motorrijtuigenbelasting voor betalen. Naast deze belasting moet u ook Belasting zware motorrijtuigen (bzm) betalen. Bzm moet u betalen als u met uw vrachtauto gebruikmaakt van de autosnelweg. Dit geldt alleen voor vrachtauto’s of vrachtautocombinaties die aan de volgende voorwaarden voldoen:

–   de vrachtauto of vrachtautocombinatie is uitsluitend bestemd voor het vervoer van goederen

–   de toegestane maximummassa is 12.000 kg of meer

Als u de bzm hebt betaald, hebt u ook betaald voor het gebruik van de (autosnel)wegen in Luxemburg, Denemarken en Zweden.

Meer informatie hierover vindt u bij ‘Belasting zware motorrijtuigen’ op onze internetsite.

8.2 Keuzemogelijkheden auto

Als u een auto zowel voor uw onderneming als privé wilt gebruiken, hebt u 2 mogelijkheden:

–   U rijdt in een auto van uw onderneming. De auto hoort dan tot het ondernemingsvermogen.

–   U rijdt in uw eigen auto. De auto hoort dan tot uw privévermogen.

De keuze die u maakt, heeft gevolgen voor de wijze waarop u de kosten van de auto moet verwerken in uw winstberekening. U moet zowel voor de inkomstenbelasting als voor de btw bepalen of uw auto tot het ondernemingsvermogen of tot uw privévermogen hoort.

8.2.1 Keuzemogelijkheden voor de inkomstenbelasting

Als u niet meer dan 500 kilometer per jaar met uw auto voor privédoeleinden rijdt, zullen wij de auto voor

de inkomstenbelasting als een auto van uw onderneming zien. U kunt in dit geval niet zelf kiezen.

Rijdt u meer dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden, dan kunt u zelf kiezen of u de auto als ondernemingsvermogen wilt aanmerken of als privévermogen. De keuze geldt per auto. Bij een nieuwe auto kunt u dus altijd opnieuw kiezen. U geeft uw keuze aan in de 1e digitale aangifte inkomsten belasting die u als ondernemer instuurt. Als u eenmaal hebt gekozen, kunt u deze keuze alleen herzien zolang deze nog geen onherroepelijke gevolgen heeft gehad. Van een onherroepelijk gevolg is bijvoorbeeld sprake als u geen bezwaar meer kunt indienen tegen uw aanslag. Daarna kunt u alleen in uitzonderlijke gevallen opnieuw kiezen.

8.2.2 Keuzemogelijkheden voor de btw

Als u een auto gedeeltelijk voor uw onderneming gebruikt, maakt u voor de btw zelf de keuze: of u rekent de auto tot uw privévermogen of u rekent de auto tot uw ondernemingsvermogen. De keuze die u hebt gemaakt voor de inkomstenbelasting, speelt hierbij geen rol. Ook niet als de auto voor de inkomstenbelasting verplicht als een auto van uw onderneming wordt aangemerkt.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   8 Autokosten | 67


Terug naar inhoud

8.3   U rijdt in een auto van uw onderneming

Als u in een auto van uw onderneming rijdt, hoort de auto tot uw ondernemingsvermogen en dus niet tot uw privévermogen. De autokosten zijn dan voor rekening van uw onderneming. Hoe komt uw onderneming aan een auto? Er zijn enkele mogelijkheden:

–   Uw eigen auto wordt een auto van uw onderneming.

–   U koopt een auto voor uw onderneming.

–   U leaset een auto voor uw onderneming.

–   U maakt gebruik van een auto van derden, bijvoorbeeld uw opdrachtgever, en uw onderneming neemt (een deel van) de autokosten voor haar rekening.

8.3.1 Uw eigen auto wordt een auto van uw onderneming

Als uw eigen auto een auto van uw onderneming wordt, gaat de auto voor de inkomstenbelasting van uw privévermogen naar het vermogen van uw onderneming. De waarde van de auto neemt u ook op in de (begin)balans van uw onderneming. Houd daarbij rekening met kilometerstanden, schades en eventuele extra voorzieningen. Voortaan zijn de kosten voor de auto voor rekening van uw onderneming. Deze autokosten kunt u van de opbrengsten aftrekken. Houd daarbij rekening met uw privégebruik van de auto.

Als uw eigen auto een auto van uw onderneming wordt, kunt u de btw die u hebt betaald bij de aanschaf van de auto, niet alsnog als voorbelasting aftrekken. U had de auto immers al aangeschaft voordat u uw onderneming begon. Wel mag u de btw op onderhoud, reparatie en gebruikskosten aftrekken voor zover u de auto gebruikt voor belaste omzet van uw onderneming.

In paragraaf 8.4.2 vindt u informatie over de gevolgen voor de btw van privégebruik.

8.3.2 U koopt een auto voor uw onderneming

Als u voor uw onderneming een auto koopt, komt de auto voor de inkomstenbelasting bij het vermogen van uw onderneming. De waarde van de auto is gelijk aan de prijs die u ervoor betaalt. De kosten van de auto kunt u van de opbrengsten aftrekken. Houd daarbij rekening met uw privégebruik van de auto.

De autohandelaar brengt u btw in rekening. U kunt deze btw aftrekken voor zover u de auto gebruikt voor belaste omzet. Privégebruik van de auto geldt als belaste omzet en de btw daarover kunt u dus aftrekken. Dit geldt ook voor de btw op onderhoud, reparatie en gebruikskosten. Over het privégebruik betaalt u later btw terug (zie paragraaf 8.4.2).

Als u een gebruikte auto koopt van een handelaar die de margeregeling toepast, of van een particulier, staat er geen btw op de factuur. U kunt dan ook geen btw aftrekken. Wel mag u de btw op onderhoud, reparatie en gebruikskosten aftrekken voor zover u de auto gebruikt voor belaste omzet. Daarbij geldt privégebruik als belaste omzet. De btw daarover kunt u dus aftrekken. In paragraaf 8.4.2 vindt u informatie over de gevolgen voor de btw van privégebruik.

8.3.3 U leaset een auto voor uw onderneming

Een leaseauto hoort niet altijd tot het vermogen van uw onderneming. Bij financial lease draagt u alle financiële risico’s. In dat geval is de auto een bedrijfsmiddel dat tot het vermogen van uw onderneming hoort. Bij operational lease is de situatie meer vergelijkbaar met huur. Dan is de auto geen bedrijfsmiddel en geen onderdeel van het vermogen van uw onderneming.

Uw onderneming maakt kosten voor een leaseauto, zoals leasetermijnen en brandstof. Voor een leaseauto gelden dezelfde regels als voor een gekochte auto. U mag de kosten aftrekken van de opbrengsten. Als u de leaseauto privé gebruikt, moet u uw privégebruik verrekenen met uw autokosten.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   8 Autokosten | 68


Terug naar inhoud

De leasemaatschappij brengt u btw in rekening. U kunt deze btw aftrekken voor zover u de auto gebruikt voor prestaties die met btw zijn belast. Als u de auto ook privé gebruikt, moet u over het privégebruik btw betalen. In paragraaf 8.4.2 vindt u informatie over de gevolgen voor de btw van privégebruik.

8.3.4 U maakt gebruik van de auto van uw opdrachtgever

Als u in verband met de uitvoering van een opdracht voor een opdrachtgever zijn auto mag gebruiken, moet u misschien voor deze auto rekening houden met het voordeel van privégebruik. Dat moet u doen als alle 3 de volgende situaties gelden:

–   In de prijsafspraak met uw opdrachtgever is er rekening mee gehouden dat u de auto mag gebruiken.

–   Uw onderneming maakt kosten voor deze auto.

–   U kunt niet aantonen dat u met deze auto op jaarbasis maximaal 500 km privé hebt gereden.

8.4   Privégebruik van een auto van uw onderneming

Als u de auto van de onderneming ook privé gebruikt, bijvoorbeeld voor vakantieritten, boodschappen of familiebezoek, dan hebt u daar zelf voordeel van. Dit wordt het ‘privégebruik van de auto van uw onderneming’ genoemd. Dit privégebruik moet u met de autokosten van uw onderneming verrekenen. Ook voor de btw moet u rekening houden met het privégebruik van de auto.

8.4.1 Gevolgen voor de winstberekening

Als u een auto van uw onderneming ook privé gebruikt, moet u voor dat privégebruik een bedrag verrekenen met de autokosten van de onderneming. Dit is ook bekend als bijtelling. Dit bedrag is maximaal het bedrag van de autokosten. Het bedrag dat u verrekent met uw autokosten, hangt af van de waarde van de auto, de CO2-uitstoot en de datum waarop de auto voor het eerst op naam is gesteld.

In tabel 8.1 staan de tarieven voor auto’s die in 2017 voor het eerst op naam zijn gesteld. Tabel 8.1: Bijtelling per hoeveelheid CO2-uitstoot 2017

 

CO2-uitstoot (gr/km)

Bijtelling

 

0

meer dan 0

4%

22%

Valt u in het verlaagde bijtellingspercentage (4%)? Dat percentage geldt voor een periode van 60 maanden. Deze periode gaat in op de 1e dag van de maand die volgt op de maand waarin die auto voor het eerst op naam is gesteld. Wordt een auto op 7 maart tenaamgesteld, dan start de 60-maandsperiode dus op 1 april.

Direct na afloop van de periode van 60 maanden wordt het percentage opnieuw vastgesteld aan de hand van de regels die op dat moment gelden.

Het tarief en de termijn van 60 maanden zijn gekoppeld aan het kentekenbewijs: ze blijven gelden als de auto van eigenaar of van werknemer wisselt. De uitstootgrenzen en bijtellingspercentages van auto’s die in eerdere jaren op naam zijn gesteld, vindt u in paragraaf 21.3.5 en 21.3.6 van het ‘Handboek Loonheffingen’. U kunt het handboek online raadplegen op of downloaden van belastingdienst.nl.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   8 Autokosten | 69


Terug naar inhoud

Waarde van de auto

De waarde van de auto is de catalogusprijs inclusief btw, bpm en de accessoires die door of namens de

fabrikant of de importeur zijn aangebracht vóór het toekennen van het kenteken aan de auto.

Voor de meeste auto’s vindt u de catalogusprijs op de internetsite van de RDW.

Laadpaal

De kosten van het plaatsen van een laadpaal voor een elektrische auto die deel uitmaakt van uw

ondernemingsvermogen, zijn aftrekbaar. De laadpaal verhoogt de catalogusprijs van de auto niet.

Auto’s ouder dan 15 jaar

Voor auto’s die meer dan 15 jaar geleden voor het eerst in gebruik zijn genomen, verrekent u 35% van de waarde van de auto in het economische verkeer. Bij deze oude auto’s is de catalogusprijs niet van belang. Als een auto bijvoorbeeld 15 jaar wordt op 1 mei, gaat u de 1e 4 maanden van het jaar uit van de catalogusprijs inclusief btw en bpm, en de overige maanden van de waarde in het economisch verkeer.

Excessief privégebruik

In alle gevallen geldt dat u rekening moet houden met een hogere verrekening als wij kunnen aantonen

dat u de auto te veel privé en te weinig zakelijk gebruikt.

Geen verrekening bij maximaal 500 km privé

Als u per jaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, hoeft u niets te verrekenen. U moet dit wel aantonen

met bijvoorbeeld een rittenregistratie.

Bestelauto’s

De regels voor privégebruik van de auto gelden zowel voor personenauto’s als voor bijna alle bestelauto’s. Gebruikt u een bestelauto die (bijna) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen, dan moet u de werkelijke waarde van uw privégebruik berekenen. Dit doet u door het aantal gereden privékilometers te vermenigvuldigen met de werkelijk gemaakte kosten per kilometer. Dit bedrag verrekent u met de autokosten.

Rittenregistratie

Met een rittenregistratie kunt u aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden.

U hoeft dan niets te verrekenen voor het privégebruik. In de rittenregistratie moet u het volgende vermelden:

–   het merk van de auto

–   het type auto

–   het kenteken van de auto

–   de periode waarin u de auto hebt gebruikt

–   de ritgegevens

U vermeldt per rit:
– de datum

–   de begin- en eindstand van de kilometerteller

–   het vertrek- en aankomstadres

Had u een afspraak en reed u vanaf uw werkadres naar uw afspraak en daarna weer terug, dan hebt

u 2 ritten gemaakt.

–   de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route nam

–   of het een privérit is of een zakelijke rit

–   het aantal kilometers dat u privé bent omgereden als u tijdens een rit zowel zakelijke als
privékilometers rijdt

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   8 Autokosten | 70


Terug naar inhoud

De rittenregistratie kunt u ook geautomatiseerd laten doen met een rittenregistratiesysteem. Het systeem legt automatisch per rit een aantal gegevens vast waarvan u een schriftelijke rapportage kunt krijgen. Het systeem draagt zo bij aan verminderen van het administratieve werk. De bestuurder moet zelf wel aangeven of het om een zakelijke rit of privérit gaat. Daarom blijft het bij een geautomatiseerde registratie nodig om bijvoorbeeld agenda’s en orderbriefjes te bewaren.

Als u een rittenregistratiesysteem zonder keurmerk gebruikt, moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:

–   Het rittenregistratiesysteem moet sluitend zijn, dat wil zeggen: er moeten dezelfde gegevens in staan als in een handmatige volledig sluitende rittenadministratie.

–   Als de afgelegde afstand wordt bepaald met externe systemen zoals gps, wijkt deze afstand af van de afgelegde kilometers volgens de kilometerteller. In dat geval moet u minimaal elke 2 maanden het verschil tussen de afgelegde afstand volgens de kilometerteller en de afgelegde afstand volgens het rittenregistratiesysteem met een aparte correctierit verwerken in de rittenregistratie. Het verschil verdeelt u evenredig over de zakelijke kilometers en privékilometers die in die periode zijn gereden.

Maakt u gebruik van een systeem met een Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij ervan uit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel controleren of een rit zakelijk of privé is.

Als uw rittenregistratie niet voldoet aan de eisen of als u geen rittenregistratie hebt bijgehouden, dan moet u de bijtelling privégebruik auto verrekenen met de autokosten van uw onderneming. Kunt u op een andere manier aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden, dan hoeft u niets te verrekenen.

Rij-instructeurs hoeven alleen per werkdag de begin- en eindkilometerstand te noteren. Ze hoeven niet bij te houden welke lesplaatsen ze hebben bezocht.

De auto staat u korter dan 1 jaar ter beschikking

Als u de auto korter dan 1 jaar ter beschikking hebt, moet u het jaarbedrag aanpassen. Als u bijvoorbeeld

5 maanden over de auto kunt beschikken, is de correctie voor het privégebruik van de auto: 5/12 x 22% x de waarde van de auto. Dit bedrag verrekent u met de autokosten.

Als u op jaarbasis met de auto niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, hoeft u niets met de autokosten te verrekenen. Het privégebruik op jaarbasis rekent u uit door het privégebruik te herrekenen. Als u bijvoorbeeld in 5 maanden tijd 100 kilometer privé hebt gereden, dan is het privégebruik op jaarbasis: 12/5 x 100 is 240 kilometer.

U gebruikt in de loop van het jaar een andere auto

Als u in de loop van het jaar een andere auto gaat gebruiken, moet u het privégebruik voor elke auto apart berekenen. Het totaal van die berekeningen verrekent u met de autokosten. Als u op jaarbasis met de auto’s gezamenlijk niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, hoeft u niets met de autokosten te verrekenen.

U hebt tegelijkertijd meer dan 1 auto

Als u tegelijkertijd meer dan 1 auto van uw onderneming hebt, moet u het privégebruik voor elke auto afzonderlijk uitrekenen. Het totaal van de berekeningen verrekent u met de autokosten. Alleen als u op jaarbasis met alle auto’s in totaal niet meer dan 500 kilometer rijdt, hoeft u niets met de autokosten te verrekenen.

Belastingdienst | Handboek Ondernemen 2017   8 Autokosten | 71


Terug naar inhoud

Let op!

Bent u ondernemer in de autobranche en gebruikt u uw auto’s wisselend? Dan kunt u de
waarde van de auto vaststellen volgens de ‘Handreiking bijtell