TERUG NAAR INDEX
Werkkostenregeling
Deze bijdrage is verzorgd door: MijnBedrijfsPunt
Dec 2014

 

Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon.

Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing

Voor 'uw gemak' hebben wij een inventarisatie van de belangrijkste zaken samengesteld, waarbij
- indien relevant-  een doorverwijzing is opgenomen naar de door de belastingdienst gepubliceeerde
toelichting.

 

 


Hieronder ziet u de werkkostenregeling in schema.

Geen loon of
geen belast loon
voor de loonheffingen

Belastbaar loon
voor de loonheffingen
(loon van de werknemer)

Eindheffingsloon:
vergoedingen en
verstrekkingen
die niet ten koste gaan
van de vrije ruimte

Eindheffingsloon:
vergoedingen en
verstrekkingen
die in de vrije ruimte
vallen

Hieronder vallen:

- vergoedingen voor intermediaire kosten

- voordelen buiten de dienstbetrekking

- vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen (vrijgesteld loon)

- verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt

nihilwaarderingen

Hieronder vallen:

- auto van de zaak

- (dienst)woning

- boetes

- vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten

- vergoedingen en verstrekkingen die u als loon hebt aangewezen
Dit kan ook het bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen zijn.

- deel van vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens uitkomt (gebruikelijkheidstoets)

Hieronder vallen:

- loon dat u hebt aangewezen als eindheffingsloon en dat gericht is vrijgesteld

(Zie gerichte vrijstellingen)

Hieronder vallen:

- alle vergoedingen en verstrekkingen die u hebt aangewezen
Dit kan ook het deel van gerichte vrijstellingen zijn dat uitkomt boven de normbedragen.

- de volgende 2 verstrekkingen aan postactieve werknemers:

a korting op producten uit eigen bedrijf

b verstrekkingen die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een kerstpakket

Hiervan trekt u af:

uw vrije ruimte (1,2% van het totale fiscale loon van uw werknemers)

Over het restant betaalt u 80% eindheffing.

 

 


 

De werkkostenregeling in het kort

Lees voor

De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.

Loon

Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon.

Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten. De werknemer verricht een betaling voor zijn werkgever en krijgt het voorgeschoten bedrag terug. Die terugbetaling is geen loon. Meer informatie over vergoedingen of loonbestanddelen die niet onder de werkkostenregeling vallen, leest u bij Geen loon of geen belast loon.

Vrije ruimte

Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte ) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon. Vergoedingen en verstrekkingen die u niet wilt aanwijzen als eindheffingsloon, merkt u aan als loon van de werknemer en belast u normaal. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt; wel moeten vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst als eindheffingsloon voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.

Houd in de gaten of u de vrije ruimte overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk in uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Eindigt uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen

U kunt bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Bepaalde voorzieningen op de werkplek zijn op nihil gewaardeerd.

Loon in natura

U waardeert loon in natura meestal tegen de factuurwaarde en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer.

Normbedragen blijven bestaan

U kunt normbedragen blijven gebruiken voor maaltijden die u op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek.

Concernregeling

U mag de eindheffing van de werkkostenregeling vanaf 2015 op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u dan de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. U moet dan wel voldoen aan de voorwaarden voor de concernregeling.

Administratie

U hoeft veel vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer in uw loonadministratie vast te leggen. U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen ook niet te vermelden op de loonstrook.

Cafetariaregeling

Binnen de werkkostenregeling kunt u onder voorwaarden nog steeds gebruikmaken van een cafetariaregeling. Daarmee kan de werknemer belast loon ruilen voor onbelast loon, zoals een beloning in natura in de vrije ruimte of een gericht vrijgestelde verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling. Voorzieningen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen, kunt u niet opnemen in een cafetariaregeling.

 

 


 

Gebruikelijkheidstoets

Lees voor

De werkkostenregeling biedt veel vrijheden, maar kent 1 belangrijke beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer

De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Wij gaan ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is. Als wij vinden dat de vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn, moeten wij dat aantonen.

Voorbeeld 1

U hebt een middelgroot bedrijf en geeft uw werknemers met kerst een flatscreentelevisie van € 3.000. Binnen uw sector is het gebruikelijk dat het personeel met kerst zo'n duur cadeau krijgt. U mag de flatscreentelevisie aanwijzen als eindheffingsloon, ook al is deze duurder dan € 2.400.

Voorbeeld 2

U geeft 1 van uw werknemers een elektrische fiets van € 1.000 cadeau. U mag de fiets volledig aanwijzen als eindheffingsloon. Als u nog vrije ruimte over hebt, is de € 1.000 onbelast. Hebt u geen vrije ruimte meer over, dan moet u hierover 80% eindheffing betalen.

Voorbeeld 3

Een bedrijf heeft behalve een directeur-grootaandeelhouder (dga) geen andere werknemers. De dga krijgt een vergoeding voor zijn werk van € 250.000. Het bedrijf bestempelt € 100.000 als loon van de dga, noemt de overige € 150.000 een algemene kostenvergoeding en wijst die vergoeding aan als eindheffingsloon. Het is duidelijk dat zo'n splitsing en de hoogte van de vergoeding ongebruikelijk zijn.  

Voorbeeld 4

U geeft uw werknemers met kerst een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. U geeft de directeur met kerst een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van € 25.000. Een kerstpakket van € 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. U behandelt het deel van de verstrekking dat boven de 30%-grens uitkomt, als loon van de directeur.

 

 


 

Noodzakelijkheidscriterium: gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Lees voor

Vanaf 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

  • de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
  • u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer
  • uw werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van deze voorziening aan u betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking
    Als uw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Het is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte hebt.

Als uw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft u dit voordeel niet tot het loon te rekenen. U mag wel een eigen bijdrage vragen als u uw werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt u dan van het nettoloon af.

Noodzakelijk

'Noodzakelijk' betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend.

Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kunt u toch aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Waar het om gaat is dat de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en u dus kunt aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering.

Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van uw werknemer, dan bent u hier ook financieel verantwoordelijk voor. Daarom komen de kosten van een noodzakelijke voorziening voor uw rekening.

Voorbeeld

Een dagbladjournalist die bij u in dienst is, heeft bepaalde digitale hulpmiddelen nodig om zijn werk te kunnen doen. Als u hem 1 tablet en 1 telefoon verstrekt, levert dit geen discussie op. Maar als u hem een laptop, tablet en mobiele telefoon verstrekt, kunnen wij u om uitleg vragen over de noodzakelijkheid van de hulpmiddelen. Stelt u dat uw werknemer efficiënter werkt door deze hulpmiddelen, maar wij zijn niet overtuigd? Dan moeten wij bewijzen dat niet alle hulpmiddelen noodzakelijk zijn.

Het noodzakelijkheidscriterium vertoont veel overeenkomsten met het tot nu toe gebruikelijke zakelijkheidsvereiste, maar gaat een stapje verder. Een zakelijke voorziening of kosten die alleen bijdragen aan een goede uitoefening van de dienstbetrekking, hoeven namelijk niet noodzakelijk te zijn.

Gereedschap en dergelijke apparatuur

Voorbeelden van gereedschap zijn: het pneumatische nietpistool of de lasergestuurde afstandsmeter van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. Een voorbeeld van 'dergelijke apparatuur' is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair.

Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Onder computers en mobiele communicatiemiddelen verstaan wij onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Een voorbeeld van 'dergelijke apparatuur' is een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.

Vaste kostenvergoedingen

U mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang u maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. U moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Cafetariaregelingen en noodzakelijkheid

U bepaalt of de voorziening noodzakelijk is. Dit betekent dat u het noodzakelijkheidscriterium niet kunt toepassen op voorzieningen waarvoor u een cafetariaregeling hebt afgesproken met uw werknemer. Bij een cafetariaregeling bepaalt uw werknemer namelijk welke voorziening hij ruilt voor belast loon of vakantiedagen. U bepaalt dan niet meer of de voorziening noodzakelijk is. Een voorbeeld hiervan is een budget dat de werknemer krijgt waaruit hij min of meer naar eigen inzicht voorzieningen kan bekostigen.

Als u niet gebruikmaakt van een cafetariaregeling en dus bepaalt of een voorziening noodzakelijk is, mag u uw werknemer wel keuzevrijheid geven in het merk of het model van de voorzieningen. Ook mag uw werknemer een duurder model kiezen als hij een eigen bijdrage uit zijn nettoloon betaalt.

Bestuurders en commissarissen

Voor bestuurders en commissarissen geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als u aannemelijk kunt maken dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. In dit geval hebt u dus de bewijslast.

Voorbeeld

Een commissaris vraagt u een iPad en een Google Glass te verstrekken voor zijn werk. U moet beoordelen of deze voorzieningen gebruikelijk en noodzakelijk zijn voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. Voor het werk van een commissaris is een iPad niet ongebruikelijk en kan deze dus noodzakelijk zijn. Voor een Google Glass geldt dat niet.

 

 

 

 

 


 

Vergoedingen voor intermediaire kosten

Lees voor

Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet voor:

  •