Vergoedingen voor intermediaire kosten

Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet voor:

• zaken die tot het vermogen van uw bedrijf gaan horen
• zaken die tot het vermogen van uw bedrijf horen en die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld
• kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van uw werknemer
• kosten die uw werknemer maakt voor externe representatie van uw bedrijf

U kunt deze bedragen onbelast vergoeden. Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn geen loon en vallen daarom niet onder de werkkostenregeling. Als u zaken die uw werknemer heeft voorgeschoten, daarna aan hem verstrekt of ter beschikking stelt, kan er wel sprake zijn van loon.

Voorbeeld 1

Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften en hij koopt een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een vergoeding voor intermediaire kosten. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die uw werknemers maken voor uw externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van uw bedrijf, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten.

Voorbeeld 2

Uw werknemer maakt voor zijn werk een rit in een auto van uw bedrijf. Deze werknemer tankt onderweg en rekent zelf de benzine af. De benzinekosten die u aan uw werknemer vergoedt, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten.

Voorbeeld 3

Uw accountmanager gaat uit eten met een klant. Het gaat aantoonbaar om een zakelijk etentje. Uw werknemer betaalt de rekening zelf en declareert deze later bij u. Hier is sprake van een vergoeding voor intermediaire kosten en een gerichte vrijstelling:

• Het deel van de rekening voor de maaltijd van de klant kunt u belastingvrij vergoeden aan uw werknemer. Dit is een vergoeding voor intermediaire kosten.
• Voor het deel van de rekening voor de maaltijd van uw accountmanager geldt een gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten.

U kunt in dit geval dus de hele rekening onbelast vergoeden.

Voorbeeld 4

U bestelt een notebook en uw werknemer schiet de rekening voor. U stelt de notebook ter beschikking aan deze werknemer voor thuiswerk.

De vergoeding van de rekening aan uw werknemer is een vergoeding voor intermediaire kosten en dus onbelast. De terbeschikkingstelling van de notebook is loon in natura. U kunt de notebook onbelast ter beschikking stellen aan de werknemer als u in redelijkheid vindt dat die noodzakelijk is voor zijn werk (zie ook: Noodzakelijkheidscriterium).