Werkgever? Meer dan alleen een loonstrook
..
Maximale bewaartermijnen AVG - Personeel (privacy wetgeving)
1 jaar na dienstverband
Voor een aantal werknemers gegevens in het personeelsdossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van slechts één jaar. Het betreft documenten die te maken hebben met de sollicitatie gegevens van een werknemer:
- Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
- Curriculum vitae (cv)
- Referenties
- Correspondentie met de sollicitant
- Getuigschriften
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
- Psychologisch onderzoek
- Assessments
Verwijderen of vernietigen?
Je hoeft niet alle gegevens die je uit het personeelsdossier verwijdert, te vernietigen. Het is soms al voldoende om de gegevens uit de actieve administratie te halen en bijvoorbeeld in een archief op te slaan. Bedrijven mogen bepaalde persoonsgegevens namelijk bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
Het is aan te raden bij afwijkende bewaarperioden dit schriftelijk overeen te komen met uw personeel.
Versnipperaar
Heb je werknemersgegevens niet (of niet meer) nodig voor archiefdoeleinden, dan moet je ze vernietigen. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt. Voor papieren dossiers betekent dit uiteraard dat ze door de versnipperaar moeten.
Voor een aantal werknemers gegevens in het personeelsdossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van slechts één jaar. Het betreft documenten die te maken hebben met de sollicitatie gegevens van een werknemer:
- Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
- Curriculum vitae (cv)
- Referenties
- Correspondentie met de sollicitant
- Getuigschriften
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
- Psychologisch onderzoek
- Assessments
Verwijderen of vernietigen?
Je hoeft niet alle gegevens die je uit het personeelsdossier verwijdert, te vernietigen. Het is soms al voldoende om de gegevens uit de actieve administratie te halen en bijvoorbeeld in een archief op te slaan. Bedrijven mogen bepaalde persoonsgegevens namelijk bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
Het is aan te raden bij afwijkende bewaarperioden dit schriftelijk overeen te komen met uw personeel.
Versnipperaar
Heb je werknemersgegevens niet (of niet meer) nodig voor archiefdoeleinden, dan moet je ze vernietigen. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt. Voor papieren dossiers betekent dit uiteraard dat ze door de versnipperaar moeten.
2 jaar na (einde) dienstverband
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier. Hieronder vallen:
- De arbeidsovereenkomst (inclusief wijzigingen)
- Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag
- Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
- Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
- Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter
- Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie
- Verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen)
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier. Hieronder vallen:
- De arbeidsovereenkomst (inclusief wijzigingen)
- Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag
- Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
- Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
- Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter
- Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie
- Verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen)
5 jaar na (einde) dienstverband
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier. Hieronder vallen:
De volgende documenten moet je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeelsdossier bewaren:
- Loonbelastingverklaringen (ook als deze zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie van het identiteitsbewijs
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier. Hieronder vallen:
De volgende documenten moet je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeelsdossier bewaren:
- Loonbelastingverklaringen (ook als deze zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie van het identiteitsbewijs
7 jaar na dienstverband
De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen van de bedrijfsadministratie(link is external) als zogeheten "basis-gegevens". Dit zijn gegevens die van fiscaal belang zijn. Hieronder valt onder meer de salarisadministratie. Deze moet je minimaal zeven jaar bewaren. Dat geldt ook voor de volgende gegevens.
- Persoonlijke gegevens ex-werknemer (stamkaart)
- Datum van indiensttreding
- Salarisadministratie
- Arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
- Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
- Afstandsverklaring woon-werkverkeer
De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen van de bedrijfsadministratie(link is external) als zogeheten "basis-gegevens". Dit zijn gegevens die van fiscaal belang zijn. Hieronder valt onder meer de salarisadministratie. Deze moet je minimaal zeven jaar bewaren. Dat geldt ook voor de volgende gegevens.
- Persoonlijke gegevens ex-werknemer (stamkaart)
- Datum van indiensttreding
- Salarisadministratie
- Arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
- Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
- Afstandsverklaring woon-werkverkeer
PERSONEELSADMINISTRATIE
SALARISADMINSTRATIE
Arbeidsrecht en eventueel van toepassing zijn CAO's zijn aan veranderingen onderhevig.
- Wat zijn de laatse (on)mogelijkheden
- Moet ik met een CAO rekening houden?
- Hoe moet mijn arbeidsovereenkomst eruit zien?
- Wat moet wel en niet op schrift?
- Wanneer is werknemer (-neemster) in vaste dienst?
Zomaar wat aandachtspunten waar bij stil gestaan moet worden.
Meer informatie, vraag of suggestie ?
- Wat zijn de laatse (on)mogelijkheden
- Moet ik met een CAO rekening houden?
- Hoe moet mijn arbeidsovereenkomst eruit zien?
- Wat moet wel en niet op schrift?
- Wanneer is werknemer (-neemster) in vaste dienst?
Zomaar wat aandachtspunten waar bij stil gestaan moet worden.
Meer informatie, vraag of suggestie ?
Vaak worden deze zaken intern verzorgd.
Geen probleem, maar als u dit wenst kunnen wij u hierbij ondersteunen.
(Concept) Arbeidsovereenkomsten kunnen wij u aanleveren, op diverse wijzen kunnen wij u ondersteunen voor een goede verlofregistratie en zomeer.
Belangrijke data, zoals bijvoorbeeld een einddatum van een contract voor bepaalde tijd kunnen wij u memoreren via ons overzicht
Meer informatie, vraag of suggestie?
Geen probleem, maar als u dit wenst kunnen wij u hierbij ondersteunen.
(Concept) Arbeidsovereenkomsten kunnen wij u aanleveren, op diverse wijzen kunnen wij u ondersteunen voor een goede verlofregistratie en zomeer.
Belangrijke data, zoals bijvoorbeeld een einddatum van een contract voor bepaalde tijd kunnen wij u memoreren via ons overzicht
Meer informatie, vraag of suggestie?
Een goede archivering van het personeelsdossier is uiteraard belangrijk.
Indien gewenst kunnen deze dossier voor u als werkgever volledig worden gedigitaliseerd.
Een personeelsdossier per werknemer, bijvoorbeeld met kopie loonstroken, behoort ook tot de mogelijkheden. Alle loonstroken, jaaropgaven en dergelijke hierdoor altijd beschikbaar voor uw personeelsleden.
Meer informatie, vraag of suggestie?
Indien gewenst kunnen deze dossier voor u als werkgever volledig worden gedigitaliseerd.
Een personeelsdossier per werknemer, bijvoorbeeld met kopie loonstroken, behoort ook tot de mogelijkheden. Alle loonstroken, jaaropgaven en dergelijke hierdoor altijd beschikbaar voor uw personeelsleden.
Meer informatie, vraag of suggestie?
Wanneer u personeel nodig heeft is dit goede zaak. Het betekent dat uw zaken goed gaan.
Wel is belangrijk hoe u dit gaat realiseren. Kiest u voor ZZP? Kiest u voor personeel op uw loonlijst?
Welk contract is het beste.
Hieronder een aantal handige tools om meer te weten over ....
Fact sheets over arbeidsrelaties en ontslag
Vaste contracten
Tijdelijk werk en oproepkrachten
Contractcheck (tijdelijke contracten)
Vraag en antwoord over ontslag
Toepassing WAB (Wet arbeidsmarkt in balans)
De werkkostenregeling
Zoals u ziet zijn er vele zaken waar u rekening moet houden om vervelende verrassingen te voorkomen. Daarom ons advies om te onthouden: Personeel is meer dan een loonstrook alleen. Wij geven u graag en oprecht advies.
Meer informatie, vraag of suggestie?
Hieronder een aantal handige tools om meer te weten over ....
Fact sheets over arbeidsrelaties en ontslag
Vaste contracten
Tijdelijk werk en oproepkrachten
Contractcheck (tijdelijke contracten)
Vraag en antwoord over ontslag
Toepassing WAB (Wet arbeidsmarkt in balans)
De werkkostenregelingZoals u ziet zijn er vele zaken waar u rekening moet houden om vervelende verrassingen te voorkomen. Daarom ons advies om te onthouden: Personeel is meer dan een loonstrook alleen. Wij geven u graag en oprecht advies.
Meer informatie, vraag of suggestie?
Zeker bij personeel is het goed serieus aandacht te besteden aan de zogenaamde AVG-regelgeving
(Algemene verordening gegevensbescherming ingaande 25 mei 2018). Als u dit goed verzorgd heef kunt
u met negatieve publiciteit of hoge boetes te maken krijgen.
KLIK HIER VOOR PDF - VERSIE
Meer informatie, vraag of suggestie?
KLIK HIER VOOR PDF - VERSIE
Meer informatie, vraag of suggestie?
SALARISADMINSTRATIE
Salaris en fiscale aangelegenheden zijn zogenaamde preferente verplichtingen. Vreemd genoeg zijn deze belangrijkste
betalingsverplichtingen juist die waarvan u geen factuur heeft.
De berekening, het tijdig indienen en betalen van deze fiscale verplichtingen moet u zelf verzorgen.
Deze berekeningen kunnen wij voor u verzorgen, waarover wij u inforemeren met een overzicht preferente verplichtingen, waardoor u:
- De loonstroken met een betalingsoverzicht ontvangt;
- De zekerheid heeft dat de aangifen tijdig naar de belastingdienst is verzonden;
- U de te betalen bedragen voor de vervaldatum kunt betalen;
- Er inzicht is op uw fiscale verplichtingen.
Verplichtingen over netto salarissen, Loon-, omzet-, inkomsten- en vennootschapsbelasting worden hier nl. alle opgenomen. Inclusief informatie over "aanslagen die worden beoordeeld".
Alle berekeningen worden bewaard en kunt u altijd online benaderen via "Mijn Loon Dossier". Dit kost u niets extra's. (Zie onder Logins)
Een voorbeeld
De berekening, het tijdig indienen en betalen van deze fiscale verplichtingen moet u zelf verzorgen.
Deze berekeningen kunnen wij voor u verzorgen, waarover wij u inforemeren met een overzicht preferente verplichtingen, waardoor u:
- De loonstroken met een betalingsoverzicht ontvangt;
- De zekerheid heeft dat de aangifen tijdig naar de belastingdienst is verzonden;
- U de te betalen bedragen voor de vervaldatum kunt betalen;
- Er inzicht is op uw fiscale verplichtingen.
Verplichtingen over netto salarissen, Loon-, omzet-, inkomsten- en vennootschapsbelasting worden hier nl. alle opgenomen. Inclusief informatie over "aanslagen die worden beoordeeld".
Alle berekeningen worden bewaard en kunt u altijd online benaderen via "Mijn Loon Dossier". Dit kost u niets extra's. (Zie onder Logins)
Een voorbeeld
Het intakeformulier, de arbeidsovereenkomst(en), de CAO, de loonstroken en jaaropgaven zijn
belangrijke zaken die u goed moet bewaren. Vergeet hierbij niet uw privacy verplichtingen (AVG)!
Desgewenst kunnen wij deze zaken veilig voor u in digitale vorm bewaren.
Uiteraard zijn deze gegevens altijd beschikbaar voor u, waarbij u bepaald welke wijze uw voorkeur heeft (of een combinatie hiervan)
- Ieder maand ontvangt u de loonstroken met het betalingsoverzicht 'preferente verplichtingen' van de maand (salaris en fiscale verplichtingen);
- Al dan niet vergezeld van een betaalbestand die u kunt inlezen in telebankieren;
Deze gegevens zijn altijd beschikbaar in uw digitale dossier via uw persoonlijke portal "MBP-Cloud";
Als u wilt kunnen loonstroken ook aan uw personeelsleden digitaal worden verstrekt.
Wanneer u of uw medewerkers er de voorkeur aan geven de overzichten per email te ontvangen is dit uiteraard mogelijk,
maar wij adviseren u in het kader van de AVG-regelgeving hiervan toestemming te hebben ontvangen van uw medewerkers.
Eén van de redenen waarom wij voor u een personeelsformulier hebben ontwikkels waarin deze informatie, accoordverklaring van uw nieuwe personeelsleden is opgenomen.
Uw digitale dossier worden ingericht als uw persoonlijke portal. Een eerste indruk:
Uiteraard afhankelijk van uw wensen kunnen wij uw dossiers volledig digitaal voor u inrichten.
Desgewenst kunt u ook ieder van uw personeelsleden salarisstroken op vergelijkbare wijze geven.
In deze portal kunnen ook andere zaken worden opgenomen, zodat deze altijd voor u inzichtelijk zijn:
- "AVG-bewaartermijnen"
- Verwerkingsregister
- Diverse formulieren die u al dan niet regelmatig gebruikt
- CAO en loonschalen
Het is zelfs mogelijk de portal in te richten met aanvullend door u gewenste koppelingen die u regelmatig gebruikt of 'bij de hand' wilt hebben.
Voor deze laatste maatwerk-optie zullen overigens inrichtingskosten in rekening worden gebracht.
Desgewenst kunnen wij deze zaken veilig voor u in digitale vorm bewaren.
Uiteraard zijn deze gegevens altijd beschikbaar voor u, waarbij u bepaald welke wijze uw voorkeur heeft (of een combinatie hiervan)
- Ieder maand ontvangt u de loonstroken met het betalingsoverzicht 'preferente verplichtingen' van de maand (salaris en fiscale verplichtingen);
- Al dan niet vergezeld van een betaalbestand die u kunt inlezen in telebankieren;
Eén van de redenen waarom wij voor u een personeelsformulier hebben ontwikkels waarin deze informatie, accoordverklaring van uw nieuwe personeelsleden is opgenomen.
Uw digitale dossier worden ingericht als uw persoonlijke portal. Een eerste indruk:
Uiteraard afhankelijk van uw wensen kunnen wij uw dossiers volledig digitaal voor u inrichten.
Desgewenst kunt u ook ieder van uw personeelsleden salarisstroken op vergelijkbare wijze geven.
In deze portal kunnen ook andere zaken worden opgenomen, zodat deze altijd voor u inzichtelijk zijn:
- "AVG-bewaartermijnen"
- Verwerkingsregister
- Diverse formulieren die u al dan niet regelmatig gebruikt
- CAO en loonschalen
Het is zelfs mogelijk de portal in te richten met aanvullend door u gewenste koppelingen die u regelmatig gebruikt of 'bij de hand' wilt hebben.
Voor deze laatste maatwerk-optie zullen overigens inrichtingskosten in rekening worden gebracht.
De salarisberekeningen, aangifte loonbelasting en dossiervorming zijn uiteraard sterk geautomatiseerd.
Personeelsinformatie nieuwe werknemers/-neemsters en bijvoorbeeld verlofregistratie zijn voorbeelden van zaken waarbij het grote voordelen kan hebben dit op papier te verwerken (de overwegingen lichte wij graag verder toe).
Het vervolgtraject, zoals arbeidsovereenkomsten, salarisverwerking, archivering kunnen wij dan verder voor u verzorgen zonder dat u hier verder aan hoeft te denken.
Uiteraard afhankelijk van uw wensen kunnen wij uw dossiers volledig digitaal voor u inrichten.
Desgewenst kunt u ook ieder van uw personeelsleden salarisstroken op vergelijkbare wijze geven.
In deze portal kunnen ook andere zaken worden opgenomen, zodat deze altijd voor u inzichtelijk zijn:
- "AVG-bewaartermijnen"
- Verwerkingsregister
- Diverse formulieren die u al dan niet regelmatig gebruikt
- CAO en loonschalen
Het is zelfs mogelijk de portal in te richten met aanvullend door u gewenste koppelingen die u regelmatig gebruikt of 'bij de hand' wilt hebben.
Voor deze laatste maatwerk-optie zullen overigens inrichtingskosten in rekening worden gebracht.
Personeelsinformatie nieuwe werknemers/-neemsters en bijvoorbeeld verlofregistratie zijn voorbeelden van zaken waarbij het grote voordelen kan hebben dit op papier te verwerken (de overwegingen lichte wij graag verder toe).
Het vervolgtraject, zoals arbeidsovereenkomsten, salarisverwerking, archivering kunnen wij dan verder voor u verzorgen zonder dat u hier verder aan hoeft te denken.
Wanneer u voor het eerst werknemers gaat aannemen moet u een loonbelastingnummer aanvragen.
Uiteraard kunnen wij u hierbij behulpzaam zijn.
Of gebruik dit formulier om uzelf als werkgever aan te melden bij de belastingdienst
Uiteraard kunnen wij u hierbij behulpzaam zijn.
Wanneer u iemand in dienst neemt moet u erop letten de juiste arbeidsovereenkomst op te maen en salarisberekeningen op
de correcte manier te verzorgen.
Uiteraard kunnen wij u hierbij behulpzaam zijn.
Wat wij vragen is bij het aannemen van nieuwe personeelsleden het onderstaande formulier in te (laten) vullen en naar ons te sturen. Op basis hiervan zullen wij u verder helpen.
Download Nederlandse versie formulier (opent in nieuw venster)
Download English version in new tab
Uiteraard kunnen wij u hierbij behulpzaam zijn.
Wat wij vragen is bij het aannemen van nieuwe personeelsleden het onderstaande formulier in te (laten) vullen en naar ons te sturen. Op basis hiervan zullen wij u verder helpen.
De zogenaamde loonbelastingverklaring is vormvrij. Bij nieuw personeel is deze vraag opgenomen in het formulier.
Bij wijzigingen, of wanneer u hier of uw werknemer hier prijs op stelt, kan het door de belastingdienst uitgegeven formulier uiteraard ook worden gebruikt.
Download (PDF) in nieuw venster
Bij wijzigingen, of wanneer u hier of uw werknemer hier prijs op stelt, kan het door de belastingdienst uitgegeven formulier uiteraard ook worden gebruikt.
Wanneer u personeel in dienst heeft dient u minimaal het wettelijk minimumloon te verlonen.
Is een CAO van toepassing? Dan moet u de CAO loontabellen toepassen.
Wat mag en kan ik wel of niet netto vergoeden?
Zomaar wat aandachtspunten waar u rekening mee moet houden. Wij adviseren u graag bij deze vragen.
Uiteraard kunt u een goede loonberekening verwachten die u op papier, per mail of digitaal aan uw personeelsleden kunt overhandigen.
Voor u als werkgever ontvangt u iedere maand een overzicht "preferente verplichtingen", waarin uw betalingverplichtingen
- Netto te betalen salarissen';
- Te betalen loonheffing (waarbij wij de aangifte voor u hebben ingezonden naar de belastingdienst);
- Eventueel aangevuld met overige fiscale verplichtingen
overzichtelijk als betalingsoverzicht aan u wordt verstrekt.
Via uw eigen portal kunt u uw digitaal dossier altijd raadplegen, waar u ook bent.
Is een CAO van toepassing? Dan moet u de CAO loontabellen toepassen.
Wat mag en kan ik wel of niet netto vergoeden?
Zomaar wat aandachtspunten waar u rekening mee moet houden. Wij adviseren u graag bij deze vragen.
Uiteraard kunt u een goede loonberekening verwachten die u op papier, per mail of digitaal aan uw personeelsleden kunt overhandigen.
Voor u als werkgever ontvangt u iedere maand een overzicht "preferente verplichtingen", waarin uw betalingverplichtingen
- Netto te betalen salarissen';
- Te betalen loonheffing (waarbij wij de aangifte voor u hebben ingezonden naar de belastingdienst);
- Eventueel aangevuld met overige fiscale verplichtingen
overzichtelijk als betalingsoverzicht aan u wordt verstrekt.
Via uw eigen portal kunt u uw digitaal dossier altijd raadplegen, waar u ook bent.
Uiteraard afhankelijk van uw wensen kunnen wij uw dossiers volledig digitaal voor u inrichten.
Desgewenst kunt u ook ieder van uw personeelsleden salarisstroken op vergelijkbare wijze geven.
In deze portal kunnen ook andere zaken worden opgenomen, zodat deze altijd voor u inzichtelijk zijn:
- "AVG-bewaartermijnen"
- Verwerkingsregister
- Diverse formulieren die u al dan niet regelmatig gebruikt
- CAO en loonschalen
Het is zelfs mogelijk de portal in te richten met aanvullend door u gewenste koppelingen die u regelmatig gebruikt of 'bij de hand' wilt hebben.
Voor deze laatste maatwerk-optie zullen overigens inrichtingskosten in rekening worden gebracht.
Kosten personeels-/salarisadministratie
Jaarlijks vaste kosten:
Kosten per maand (op basis aantal mutaties):
Korting: 10-15 personeelsleden: (-/- 15%); meer dan 15: (-/- 20%)
Minimum jaarbedrag: 175,-- excl. btw.
Meer informatie of offerte?
En gewoon een aantal handige forumulieren
..
..
Personeel en salaris
Als werkgever heeft u met meer te maken dat "alleen" een loonstrook.
Zomaar wat aandachtsvelden:
Welk contract moet ik aanbieden?
Hoe bepaal ik het salaris?
Wat betekent "de WAB" voor mij?
Werktijdenbesluit?
Hoe en hoe lang archiveer ik?
Wat moet ik doen bij een conflict?
Hoe bereken ik het salaris?
Aangifte loonbelasting?
Wanneer vast contract?
Wanneer transitievergoeding?
Pensioen?
Kortom: veel vragen en aandachtsvelden waar goede adviezen en ondersteuning zeker zijn nut zullen hebben.